На какой вкладке главного меню находится построитель выражений
Перейти к содержимому

На какой вкладке главного меню находится построитель выражений

  • автор:

Лабораторная работа № 7

Цель работы: использование возможностей Microsoft Access по поиску записей, изучение типов фильтрации и их различий, получение навыков в создании сложных фильтров и сортировки записей в таблице.

Основные сведения по теме

Для того, чтобы переименовать, растянуть или сжать поле, добавить или удалить столбец достаточно активизировать контекстное меню поля, щелкнув правой кнопкой мыши по нужному полю. Операции удаления или добавления записи также осуществляются через контекстное меню указателя записи или нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов.

Сортировка записей. Для более наглядного представления данных, удобно отсортировать данные. Сортировка это упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.

Поиск и замена записи. Для быстрых поисков и замены одной записи используйте кнопку с изображением бинокля, на панели инструментов.Перед осуществлением поиска необходимо активизировать поле, по которому вы будете искать или заменять запись.

Фильтрация записей. Фильтрацией называют отсеивание “лишних” данных, в которых нет необходимости для принятия решений.

Последовательность выполнения

Для того чтобы отсортировать записи, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть таблицу Клиенты и представить ее в форме таблицы.

2. Щелкнуть на поле, по которому будет производиться сортировка (Организация).

3. Указать порядок сортировки. Для этого выбрать пункт меню Records Sort Sort Ascending / Sort Descending (Записи – Сортировка — Сортировка по возрастанию / Сортировка по убыванию). Можно также выбрать одноименные кнопки на панели инструментов.

Для того, что бы найти запись:

1. Выделите поле Фамилия.

2. При активизации кнопки появится диалоговое окно «Find and Replace (поиск и замена)». В поле ввода «Find what (Образец)» необходимо ввести искомое значение «ов». В поле «Look in (Поиск в поле)» отображается имя активного поля.

3. Из списка «Search (Просмотр)» выбирается направление поиска. Выберите «All (Все)».

4. Из списка «Match (Совпадение)» выбирается формат поиска, например, вам необходимо найти всех клиентов с фамилией, начинающейся на «ов»

Активная запись в списке

Найденные записи в таблице

Whole field (Поля целиком)

Клиенты с фамилией «ов»

Start of field (С начала поля)

Все клиенты, фамилия которых начинается на «ов»

Any part of field

(С любой частью поля)

Все клиенты, в фамилии которых есть сочетание «ов»

После указания всех параметров поиска нужно нажать кнопку «Find (Найти)». Найденная запись будет выделена в таблице.

Иногда требуется заменить все найденные значения на некоторое другое значение. Например: клиент, проживающий по адресу Некрасова, 64, переехал на ул. Ленина, 45. Для такой корректировки нужно выполнить следующие шаги:

1. Активизируете нужное поле (Адрес);

2. Выберите в меню Edit (Правка) команду Replace (Заменить) (рис.8);

3. Введите в поле Find what (Некрасова, 64) и подставляемое значение (Ленина, 45) в поле Replace with. Затем щелкните кнопку Find Next (найти далее), чтобы найти запись, а потом кнопку Replace (заменить).

Рис. 58. Окно замены значения

Фильтрация группы записей. Если необходимо выбрать из таблицы все записи, содержащие какой либо элемент, например, всех клиентов, проживающих по ул. Ленина, необходимо использовать фильтр. Наиболее простая форма фильтрации — это фильтр по выделенному.

Предположим необходимо найти всех клиентов с фамилией Иванов.

1. Вы активизируете поле, по которому будете осуществлять выбор записей, (Фамилия);

2. Находите и выделяете в этом поле значение поиска, (Иванов);

3. Нажимаете кнопку «Filter by selection (Фильтр по выделенному)».

Microsoft Access начнет поиск и предоставит найденные данные в табличной форме. Чтобы снова вызвать на экран все записи, нажмите на кнопку «Remove filter (Удалить фильтр)».

Иногда бывает необходимо найти записи по нескольким полям, например всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине, для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выбрать пункт меню Records Filter Filter by form (Записи-Фильтр-Изменить Фильтр) или нажать одноименную кнопку на панели инструментов.

2. Активизировать поле Фамилия и выбрать из появившегося списка нужную фамилию (Иванов), фамилию можно также ввести с клавиатуры.

3. Проделать то же для поля Город.

4. Нажать кнопку применение фильтра.

Можно также выбрать логически связанные записи, например, выбрать всех клиентов по фамилии Иванов, проживающих в Камышине или Волгограде. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Построить фильтр для отбора — Ивановых, проживающих в Камышине.

2. Нажать вкладку «Или».

3. Построить фильтр для отбора — Ивановых, проживающих в Волгограде.

4. Нажать кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр. Более широкие возможности отбора записей предоставляет Advanced filter (Расширенный фильтр). Пункт меню — Records Filter Advanced filter (Записи – Фильтр — Расширенный фильтр).

При выборе этого пункта меню откроется диалоговое окно Фильтр (рис.59 ). Верхняя часть окна содержит перечень всех полей активной базы данных, в нижней части окна находится бланк фильтра, в котором

Рис. 59. Окно расширенного фильтра

указываются условия отбора. Выбрать поле, по которому вы будете осуществлять фильтрацию, можно либо с помощью мыши, перетащив имя поля из верхнего окна в нижнее окно на строку Field (Поле), можно также выбрать интересующее поле из списка Field (Поле). Далее можно указать порядок сортировки, по которому будут выведены найденные записи, в строке Sort. В поле ввода Criteria (Условие отбора) следует ввести условие фильтрации, это можно сделать с клавиатуры как ранее, а можно воспользоваться Построителем выражений. Для этого нужно вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт Build (Построить). Откроется диалоговое окно Expression Builder (Построитель выражений) (Рис.60).

Рис. 60 . Окно построителя выражений

● В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

● В средней части окна построителя находятся кнопки, с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Operators (Операторы) в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.

● В нижней части окна построителя находятся три поля.

● В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

● В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Functions (Встроенные функции), то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

● В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

После того, как введено условие отбора в Построителе выражений, следует нажать «ОК». Используя поле ввода OR (Или), можно создать логически связанный запрос. Здесь также можно использовать Построитель выражений.

Предположим, необходимо найти всех клиентов, заказавших муку в количестве более 50 мешков. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть таблицу Заказы.

2. Выбрать в главном меню пункт Records Filter Advanced filter (Записи – Фильтр — Расширенный фильтр).

3. Из верхнего списка полей выберите поле Описание товара и при нажатой кнопке мыши перетащите это поле в нижнее окно на строку Field (Поле).

4. Проделайте то же для поля Количество.

5. Сформируйте условие отбора для поля Описание товара. (Введите слово «Мука» и нажмите клавишу ввода).

Чтобы сформировать условие отбора для второго поля, воспользуетесь Построителем выражений.

6. Активизируйте контекстное меню и выберите пункт Build (Построить).

7. В открывшемся окне Построителя выражений нажмите кнопку со знаком > и введите цифру 50. Нажмите кнопку «ОК».

8. Выберите пункт меню Filter – Apply Filter (Фильтр-Применить фильтр) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.

9. После этого на экран будет выведена таблица с найденными записями. Можете изменить фильтр, нажав кнопку Изменить фильтр, или удалить фильтр и вернуться в исходную таблицу Заказы, нажав кнопкуУдалить фильтр.

Содержание отчета

  1. Выполнение всех пунктов задания.
  2. Выполнение задания для самостоятельной работы.
  3. Ответы на контрольные вопросы.
  1. Как отсортировать записи в таблице?
  2. Как удалить запись?
  3. Какие формы поиска записей применяются в MSAccess?
  4. Какие виды фильтров применяются в MSAccess и в чем их разница?

лр Access

© Кафедра ИТ Обработка данных в Microsoft Access Ключевая задача 1 1. Создайте новую базу данных: ПУСК /Программы /Ms. Access 2007. Нажмите кнопку Office и выберите команду «Создать». 2. Назовите вашу базу данных «Школа», сохраните её в своей папке и. Показать больше

© Кафедра ИТ Обработка данных в Microsoft Access Ключевая задача 1 1. Создайте новую базу данных: ПУСК /Программы /Ms. Access 2007. Нажмите кнопку Office и выберите команду «Создать». 2. Назовите вашу базу данных «Школа», сохраните её в своей папке и нажмите кнопку «Создать». 3. На панели инструментов выберите вкладку «Создание» / Конструктор таблиц. Спрятать

  • Похожие публикации
  • Поделиться
  • Код вставки
  • Добавить в избранное
  • Комментарии

Работа с построителем выражений

Иногда создание выражения может казаться непростой задачей. Но построитель выражений делает ее намного проще. Выражения имеют много компонентов или «движущихся частей»: функции, операторы, константы, идентификаторы и значения. С помощью построителя выражений можно быстро находить эти компоненты и правильно их вставлять. Существует два способа использования построителя выражений: использовать поле построитель выражений, которое может быть все, что вам нужно, или использовать развернутый построитель выражений, если выражение более сложное.

В этой статье

  • Начнем с начала — как его найти?
  • Проверьте возможность в действии
  • Использование поля построителя выражений
  • Использование расширенного построителя выражений
  • Пошаговый пример

Начнем с начала — как его найти?

Хотя построитель выражений доступен в разных местах приложения Access, наиболее верным способом его отображения является переход к окну свойств, содержащему выражение, например Данные или Значение по умолчанию и щелкните Построитель выражений

или нажмите клавиши CTRL+F2.

В макросе щелкните значок

Совет Если в меню есть слово выражение, можно щелкнуть его, чтобы открыть построитель выражений.

Проверьте возможность в действии

В следующем видео показано, как с помощью построителя выражений создать общее выражение для вычисляемого поля.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Использование поля построителя выражений

Поле построителя выражений позволяет быстро и правильно создавать выражения с помощью интеллектуальных инструментов и контекстной информации. Если вы видите развернутый построитель выражений, щелкните Меньше >> , чтобы просто отобразить поле Построитель выражений.

Технология IntelliSense и советы

Список IntelliSense и совет.

1 IntelliSense динамически отображает возможные функции и другие идентификаторы при вводе выражения.

По мере ввода идентификатора или имени функции IntelliSense отображает раскрывающийся список возможных значений. Вы можете продолжать ввод или дважды щелкнуть правильное значение в списке, чтобы добавить его в выражение. Кроме того, можно использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выбрать нужное значение, а затем нажать клавишу TAB или ВВОД, чтобы добавить его в выражение. Например, если вы начнете вводить слово «Формат», в списке IntelliSense появятся все функции, имена которых начинаются со строки «Формат».

Совет Чтобы скрыть раскрывающийся список IntelliSense, нажмите клавишу ESC. Чтобы снова отобразить его, нажмите клавиши CTRL+ПРОБЕЛ.

2 Совет — это краткое описание выбранного элемента.

Когда отображается список IntelliSense, справа от выделенного элемента появляется краткое описание, или совет. По умолчанию выбран первый элемент в списке, но можно выбрать любой другой элемент, чтобы просмотреть совет для него. Совет поможет вам определить назначение функции или понять, к какому типу элемента управления или свойства относится выбранный элемент.

Краткие сведения и справка

Окно кратких сведений о функции.

1 Используйте краткие сведения для отображения синтаксиса функции и щелкните имя функции, чтобы открыть посвященный ей раздел справки.

По мере ввода функции в выражении отображаются краткие сведения о ней, а именно — ее синтаксис. Таким образом, вы точно знаете, какие аргументы необходимы для функции.

2 Необязательные аргументы заключены в квадратные скобки ( [] ). Аргумент, который вы вводите в данный момент, отображается полужирным шрифтом. Не путайте квадратные скобки, указывающие на необязательность аргумента, с квадратными скобками, в которые заключаются идентификаторы в фактическом выражении.

Использование расширенного построителя выражений

Расширенный построитель выражений позволяет легко находить и вставлять функции, операторы, константы и идентификаторы (имена полей, таблиц, форм и запросов), экономя время и уменьшая число ошибок. Если вы видите только поле Построитель выражений, щелкните Дополнительно >> , чтобы увидеть развернутый построитель выражений .

Диалоговое окно построителя выражений

1 Используйте инструкции и ссылку на справку, чтобы получить сведения о контексте, в котором вы вводите выражение.

2 В поле построителя выражений введите выражение или автоматически добавьте его элементы, дважды щелкнув нужные пункты в списках ниже. Эти списки представляют собой иерархию, позволяющую перейти к нужному компоненту выражения.

3 В списке Элементы выражений выберите тип элемента, чтобы просмотреть его категории в списке Категории выражений.

Список Элементы выражений содержит элементы верхнего уровня, которые можно использовать при составлении выражения, в том числе объекты базы данных, функции, константы, операторы и общие выражения. Содержимое этого списка зависит от текущего контекста. Например, если вы вводите выражение в свойстве Данные формы, в списке содержатся не те элементы, которые присутствуют при вводе выражения в свойстве Правило проверки для таблицы.

Совет Чтобы использовать готовые выражения, в том числе для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени, выберите пункт Общие выражения.

4 В списке Категории выражений выберите категорию, чтобы просмотреть ее значения в списке Значения выражений. Если в списке Значения выражения нет значений, дважды щелкните элемент категории, чтобы добавить его в поле построителя выражений.

Список Категории выражений содержит определенные элементы или категории элементов, соответствующие вашему выбору в списке Элементы выражений. Например, если в списке Элементы выражений выбран пункт Встроенные функции, в списке Категории выражений отображаются категории функций.

5 В списке Значения выражений дважды щелкните значение, чтобы добавить его в поле построителя выражений.

Список Значения выражений содержит значения (если они существуют) для выбранных элементов и категорий. Например, если в списке Элементы выражений выбран пункт Встроенные функции, а в списке Категории выражений — одна из категорий функций, в списке Значения выражений отображаются все встроенные функции из выбранной категории.

6 Чтобы просмотреть справку и сведения о выбранном значении выражения, щелкните ссылку (если она отображается).

Пошаговый пример

В следующем примере показано, как создать выражение, используя элементы выражений, категории и значения в расширенном построителе выражений.

  1. Щелкните элементы в списке Элементы выражений, например Функции, и выберите Встроенные функции.
  2. Щелкните категорию в списке Категории выражений, например Управление.
  3. Дважды щелкните элемент в списке Значения выражений, например IIf, чтобы добавить его в поле построителя выражений:

Создание выражений

С помощью выражений можно выполнять разнообразные операции с данными. Например, вы можете определить, сколько дней прошло с момента отправки заказа, или объединить содержимое полей FirstName и LastName и поместить результат в поле FullName. Разделы этой статьи содержат пошаговые инструкции по созданию выражений.

В этой статье

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.

Итог в отчете

Чтобы вычислить итог, поместите элемент управления «поле» в нижний колонтитул отчета и настройте для свойства ControlSource этого поля следующее выражение:

=Sum([table_field])

В данном случае table_field — это имя поля, содержащего значения промежуточных итогов. Оно может находиться в таблице или запросе. Функция Sum вычисляет итог для всех значений в table_field .

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
  2. Выделите элемент управления, в который необходимо ввести выражение.
  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
  4. Чтобы создать выражение вручную, на вкладке Данные страницы свойств выберите свойство ControlSource (Данные) поля, а затем введите выражение, предварив его знаком равенства ( = ). Например, для вычисления итога, как показано выше, введите =Sum([table_field]) . Вместо элемента table_field укажите действительное имя поля.
  5. Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Сборка

Пример выражения в свойстве

в поле свойства. После ввода выражения окно свойств будет выглядеть так:

Использование выражений в условиях запросов

Вы можете использовать условия, чтобы ограничить результаты запроса. Введите условия в виде выражения, и приложение Access вернет только соответствующие ему строки.

Предположим, вы хотите просмотреть все заказы с датой отгрузки в течение первых трех месяцев 2017 г. Чтобы задать условие, введите следующее выражение в ячейку Условия столбца «Дата и время» в запросе. В нашем примере используется столбец «Дата и время» с именем ShippedDate. Чтобы определить диапазон дат, введите следующее условие:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Столбец ДатаИсполнения будет выглядеть подобным образом:

Выражение в строке

Для каждой записи в таблице заказов, для которой значение в столбце ShippedDate попадает в указанный интервал дат, будет создана запись в выходных данных запроса. Обратите внимание: в выражении даты заключаются в знаки решетки ( # ). Значение между знаками решетки трактуется в Access как значение с типом данных «Дата и время». Это означает, что с такими значениями могут производиться соответствующие вычисления, например вычитание одной даты из другой.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
  2. Выберите ячейку Условия в столбце, для которого необходимо создать условие отбора.
  3. Чтобы создать выражение вручную, введите выражение условия. Не начинайте выражение условия с оператора = .
  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель

Выражение в диалоговом окне

. Если для редактирования выражения вам требуется больше места, установите курсор в ячейку Условие отбора, а затем нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть окно Область ввода:

Создание вычисляемого поля в запросе

Предположим, вы создаете запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Допустим, в вашем запросе есть поля Количество и Цена. Их значения требуется перемножить, чтобы получить вычисляемое поле Сумма. Для этого в строке Поле запроса введите следующее выражение:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Поскольку выражение начинается с текста Extended Price: , новый столбец получит имя Сумма. Это имя часто называется псевдонимом. Если псевдоним не указан, он будет создан автоматически, например такой: Expr1.

Использование выражения при создании вычисляемого поля в запросе

При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:

Вычисляемое поле, показанное в режиме таблицы.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
  2. Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.
  3. Чтобы создать выражение вручную, просто введите его. Не начинайте выражение условия с оператора = . В начале выражения должно стоять понятное название, за которым следует двоеточие. Например, введите Extended Price: , чтобы задать название в выражении, которое создает вычисляемое поле с именем Extended Price. После двоеточия введите условие для выражения.
  4. Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

Создание вычисляемого поля в таблице

В Access можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос. Например, если у вас есть таблица, в которой перечислены количество, цена и налоговая ставка для каждой позиции заказа, вы можете добавить вычисляемое поле общей стоимости:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

В вычислении нельзя использовать поля из других таблиц или запросов, а результаты вычислений доступны только для чтения.

  1. Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.
  2. Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.
  3. В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата. В Access откроется построитель выражений.
  4. Введите формулу вычисления, которую вы хотите использовать для этого поля, например:

[Quantity] * [Unit Price]

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

С помощью выражения можно задать для поля таблицы значение по умолчанию, которое Access будет использовать для новых записей, если не предоставлено другое значение. Допустим, вы хотите автоматически вставлять дату и время в поле «Дата_заказа» при добавлении новой записи. Для этого можно использовать следующее выражение:

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить. Таблица откроется в режиме таблицы.
  2. Выберите поле, которое требуется изменить.
  3. На ленте щелкните Поля таблицы, а затем в группе Свойства выберите значение по умолчанию. В Access откроется построитель выражений.
  4. Введите выражение, начинающееся со знака равенства (=).

Примечание. При связывании элемента управления с полем таблицы действует следующее правило: если для элемента управления и для поля заданы значения по умолчанию, значение по умолчанию элемента управления имеет приоритет.

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Другим объектом, где часто применяются выражения, является свойство Значение по умолчанию элемента управления. Свойство Значение по умолчанию элемента управления аналогично свойству Значение по умолчанию поля в таблице. Например, чтобы использовать текущую дату в качестве значения по умолчанию для текстового поля, вы можете указать следующее выражение:

Date()

В этом выражении используется функция Date, которая возвращает текущую дату, но не время. Если текстовое поле привязано к полю таблицы, которое имеет значение по умолчанию, то значение по умолчанию элемента управления будет иметь приоритет перед значением по умолчанию поля таблицы. Часто имеет смысл настроить свойство Значение по умолчанию для поля таблицы. Если в этом случае к одному и полю таблицы привязано несколько элементов управления в разных формах, каждый из них будет иметь одно значение по умолчанию, и ввод данных во всех формах будет согласованным.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.
  2. Выделите элемент управления, который необходимо изменить.
  3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
  4. На вкладке Все окна свойств перейдите к ячейке свойства Значение по умолчанию.
  5. Введите выражение или нажмите кнопку Сборка

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных: они позволяют отсеять неподходящие сведения. В таблицах можно создавать правила проверки двух типов: для полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и для записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие правило. В обоих случаях используются выражения.

Предположим, что в таблице Inventory имеется поле Units On Hand и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля Units On Hand следующее правило проверки:

ПРОЦЕДУРА: ввод правила проверки для поля или записи

  1. В области навигации дважды щелкните нужную таблицу. Таблица откроется в режиме таблицы.
  2. При вводе условия на значение поля выделите поле, которое необходимо изменить.
  3. На ленте щелкните Поля таблицы, а затем в группе Проверка полей щелкните Проверка, а затем — Правило проверки поля или Правило проверки. В Access откроется построитель выражений.
  4. Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:

Выражения правил проверки являются логическими, т. е. их результатом может быть только значение True или False . Если значение не равно True , Access не сохраняет вводимые данные и выводит сообщение об ошибке. Если в этом примере ввести в поле Units On Hand отрицательное значение, правило проверки выдаст результат False и значение будет отклонено. Если вы не ввели сообщение об ошибке, как описано в предыдущем разделе, Access отобразит собственное сообщение, в котором указано, что введенное значение запрещено правилом проверки для поля.

ПРОЦЕДУРА: ввод сообщения проверки правильности

Чтобы сделать базу данных более удобной в использовании, можно задать собственные сообщения проверки правильности. Эти сообщения будут использоваться вместо стандартных сообщений, выводимых приложением Access, когда данные не соответствуют условию. В сообщение можно включить сведения, помогающие пользователю ввести правильные данные, например «Значение в поле Units On Hand не может быть отрицательным».

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить. Таблица откроется в режиме таблицы.
  2. При создании сообщения для условия на значение поля выделите соответствующее поле.
  3. На ленте щелкните Поля таблицы, а затем в группе Проверка полей щелкните Проверка, а затем — Сообщение проверки поля или Сообщение проверки.
  4. В диалоговом окне Введите сообщение о проверке введите сообщение, которое будет выводиться, если данные не соответствуют условию на значение, и нажмите кнопку ОК.

Добавление правила проверки в элемент управления

Как и у полей таблицы и записей, у элементов управления есть свойство ValidationRule (Правило проверки), для которого можно создать выражение. Предположим, что используется форма ввода интервала дат для отчета и требуется, чтобы начальная дата была не раньше, чем 01.01.2017. Вы можете задать свойства Правило проверки и Текст проверки для текстового поля, в котором введите следующую начальную дату:

Условие на значение

Сообщение об ошибке

Невозможно ввести дату ранее 01.01.2017.

Если вы попытаетесь ввести дату раньше 1/1/2017, появится сообщение, в котором отображается текст в свойстве Текст проверки . Если текст не был введен в поле свойства Текст проверки , Access отображает универсальное сообщение. После нажатия кнопки ОК фокус ввода вернется в текстовое поле.

Если условие на значение задается для поля таблицы, оно будет действовать при любом изменении значения этого поля в базе данных. Напротив, если условие на значение задается для элемента управления в форме, оно будет действовать только при использовании этой формы. Чтобы задать разные условия на значение для разных пользователей, иногда имеет смысл создать эти условия отдельно для полей таблицы и элементов управления в форме.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Будет отображено окно свойств элемента управления.
  3. На вкладке Все выберите ячейку свойства Validation Rule (Правило проверки).
  4. Введите выражение или нажмите кнопку Сборка

Группировка и сортировка данных в отчетах

В области Группировка, сортировка и итоги можно определить уровни группировки и порядок сортировки для данных в отчете. Как правило, группировка и сортировка выполняются по полю, выбранному в списке, но если требуется выполнить группировку или сортировку по вычисляемому значению, можно указать выражение.

Группировка — это процедура суммирования столбцов с одинаковыми значениями. Например, пусть в базе данных хранятся сведения о продажах для офисов в разных городах, а один из отчетов этой базы данных называется «Продажи по городам». Запрос, который обеспечивает данные для этого отчета, группирует их по названию города. Такого рода группировка облегчает восприятие и понимание информации.

Напротив, сортировка представляет собой процесс наложения порядка сортировка на строки (записи) в результатах запроса. Например, можно отсортировать записи по значению первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле) по возрастанию или по убыванию либо отсортировать записи по одному или нескольким символам в указанном порядке, например по алфавиту.

ПРОЦЕДУРА: добавление группировки и сортировки в отчет

Выбор параметра выражения в области

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
  2. На ленте щелкните Конструктор отчета, а затем в группе Группирование & итоги щелкните Группировать& Сортировка. Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.
  3. Чтобы добавить к отчету уровень группировки, нажмите Добавить группировку.
  4. Чтобы добавить к отчету порядок сортировки, нажмите Добавить сортировку. В области появится новый уровень группировки или порядок сортировки, а также список полей с данными для этого отчета. На приведенном ниже рисунке показан типичный новый уровень группировки (по полю «Категория») и порядок сортировки (по полю «Производитель»), а также список доступных полей для группировки и сортировки.

ПРОЦЕДУРА: добавление выражения в существующую группировку или сортировку

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.
  2. Выберите уровень группировки или порядок сортировки, который требуется изменить.
  3. Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Группировка (уровни группировки) или Сортировка (порядок сортировки). Появится список доступных полей
  4. В нижней части этого списка нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.
  5. Введите выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства (=).

Управление запуском макрокоманд

В некоторых случаях выполнять макрокоманду или набор макрокоманд в макросе нужно только в том случае, если выполнено определенное условие. Предположим, необходимо, чтобы макрокоманда выполнялась только в том случае, если значение в поле не меньше 10. Для этого в блоке Если макроса можно задать соответствующее условие с помощью выражения.

Например, допустим, что текстовое поле называется «Позиции». Выражение для условия будет выглядеть следующим образом:

[Items]>=10

Выражение в блоке

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
  2. Перейдите к блоку Если, который требуется изменить, или добавьте блок Если из области «Каталог макрокоманд».
  3. Щелкните верхнюю строку блока Если.
  4. Введите условное выражение в поле или нажмите кнопку Сборка

Можно ввести только логическое выражение, которое принимает значения True или False . Макрокоманды внутри блока Если будут выполняться только в том случае, если условие примет значение True .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *