25. Основные составляющие системы управления (материальные и нематериальные)
Система управления (управляющая подсистема) включает в себя:
а) материальные составляющие (подсистемы):
— управленческие кадры (люди – работники системы управления);
— техника управления (различная оргтехника, ЭВМ, средства связи и коммуникаций);
б) нематериальные составляющие:
26. Техническое обеспечение управления. Виды. Назначение и недостатки
Современные системы управления состоят из материальных элементов:
— управленческий персонал, кадры управления;
— специальные технические средства,техника управления;
— управленческие документы(приказы, сводки и т.д.).
Технические средства, обеспечивающие управление производством на современном уровне, можно разделить на следующие группы:
— средства механизации управленческого труда (аппараты и устройства для обработки и изготовления документов, административный транспорт и т.д.);
— средства связи, передачи, предварительной, технической обработки информации; последние занимают промежуточное положение между техникой механизации и автоматизации;
— средства автоматизации управления (ЭВМ — для хранения и переработки информации, датчики, манипуляторы).
Назначение всех этих средств — ускорение управленческих процессов; повышение их надежности, точности, оптимальности; облегчение и повышение эффективности труда управленческого персонала.
При этом, как правило, их использование удорожает и несколько усложняет сам процесс управления, однако, повышает его эффективность.
27. Миссия и цели предприятия (организации). Понятие. Виды целей
Роль предприятия определяет его миссия, то есть смысл существования, предназначение. Объявляется не только то, » что собирается делать организация «, но и «как она это будет делать». Это требование относится к любой организации, фирме.
Кроме создания общественно-полезной продукции предприятие выполняет еще одну важнейшую — социальную функцию, создавая новые рабочие места.
Миссия предприятиявыражается через систему целей, которые оно ставит перед собой.
Цель — описание будущего состояния объекта управления (организации, предприятия), в принципе — желательного, но лучше — и возможного. Таким образом, она содержит объективную и субъективную составляющие.
Миссия и цели предприятия должны взаимоувязываться между собой.
Виды целей предприятия могут быть различными, в зависимости от характерного признака:
по временному признаку — цели стратегические, тактические (или текущие), оперативные;
по содержанию деятельности — экономические, политические, социальные;
по виду субъекта — общественные, коллективные, индивидуальные.
28. Организация и отношения людей. Сущность и виды отношений
Вступая в ту или иную организацию, человек принимает на себя определенные обязательства, связанные с целями и регламентом деятельности организации, но при этом вступает и в определенныеотношенияс людьми — членами организации.
Отношения между членами организации делятся на две категории:формальные, определяемые служебным положением, функциями и правилами распорядка, инеформальные, зависящие от личных качеств людей, норм этики и т. д.
Формальные отношения проявляются в осознании необходимости сотрудничать, в этике поведения каждого (хотя бы внешнем проявлении уважения каждого к каждому).
Неформальные отношения (существуют за рамками служебных отношений) основаны на взаимном доверии, вежливости, симпатии, престиже людей.
3.Основные элементы системы управления
Управлять – значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения можно выделить основные элементы системы управления организацией. Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (Рис.1. Элементы системы управленияРис.1):
Рис.1. Элементы системы управления
Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели и кем».
Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом:
- Формулирование наивысшей цели организации
- Разработка стратегии
- Формирование верхнего уровня системы целей и показателей
- Определение объектов управления
- Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей
Проектирование организационной структуры
При совершенствовании существующей системы управления речь может идти не о перепроектировании с «нуля», а о последовательной корректировке элементов системы управления с соответствии с указанной последовательностью шагов.
Пункты 1,2 и 3 были рассмотрены в предыдущей главе. В качестве примера рассмотрим набор типовых объектов управления и подход к выделению бизнес-процессов верхнего уровня.
Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Тимур Кадыев):
- Собственник
- Потребитель
- Продукт
- Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги)
- Поставщик
- Производственно-технологическое оборудование
- Инженерно-техническая инфраструктура
- Рабочая сила (персонал)
- Капитал
Следует отметить, что на ранних фазах развития организации управление некоторыми объектами имеет низкое значение (например, собственником, если он является первым лицом компании, т.е. находится внутри системы управления), такие объекты могут не рассматриваться для упрощения проектирования системы управления, но это не значит, что они в принципе отсутствуют. В некоторых случаях могут появляться и другие объекты управления (например, сама система управления, если говорить о потребности в периодическом приведении ее к новому более эффективному для реализации стратегии состоянию).
Задачей системы управления является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации:
Объект управления
Начальное состояние
Конечное состояние
Основные элементы системы управления
Управлять — значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Организация управляет целым рядом объектов управления (подробнее о них будет сказано ниже). Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (Рис. 1).
Рисунок 1. Элементы системы управления
Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы «что делает то или иное подразделение», а «что должно делаться для достижения той или иной цели и кем».
Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления «с нуля» выглядит следующим образом:
Формулирование наивысшей цели организации
Разработка стратегии ее достижения
Формирование верхнего уровня системы целей и показателей
Определение объектов управления
Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей
Проектирование организационной структуры
Формирование регламентирующей и методической документации
Автоматизация системы управления (при необходимости)
При совершенствовании существующей системы управления речь может идти не о перепроектировании с «нуля», а о последовательной корректировке элементов системы управления в соответствии с указанной последовательностью шагов.
Пункты 1, 2 и 3 были рассмотрены в предыдущей главе. В качестве примера рассмотрим набор типовых объектов управления организации и подход к выделению бизнес-процессов верхнего уровня.
Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Рис. 2):
Собственник
Потребитель
Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги)
Производственно-технологическое оборудование (ПТО)
Объекты инженерно-технической инфраструктуры (ОИТИ)
Рабочая сила (персонал)
Рисунок 2. Элементы системы управления
Следует отметить, что на ранних фазах развития организации управление некоторыми объектами имеет низкое значение (например, собственником, если он является первым лицом компании, т.е. находится внутри системы управления), такие объекты могут не рассматриваться для упрощения проектирования системы управления, но это не значит, что они в принципе отсутствуют.
Задачей системы управления является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации. Объекты управления и их начальные и конечные состояния приведены в Таблице 1.
| № | Объект управления | Начальное состояние | Конечное состояние |
|---|---|---|---|
| 1. | Собственник | Неудовлетворенный | Удовлетворенный |
| 2. | Потребитель | Потенциальный | Удовлетворенный |
| 3. | Продукт | Отсутствует | Удовлетворяющий потребности потребителя |
| 4. | Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) | Отсутствует | Соответствует технологии |
| 5. | Поставщик | Потенциальный | Удовлетворивший нас |
| 6. | Производственно-технологическое оборудование | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 7. | Объекты инженерно-технической инфраструктуры | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 8. | Рабочая сила (персонал) | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 9. | Капитал (в процессе деятельности меняет свою форму) | Достаточный для осуществления деятельности | Достаточный для осуществления деятельности |
Таблица 1. Объекты управления и их начальные и конечные состояния
При этом система управления организации, в свою очередь, также является объектом управления, но более высокого уровня. Организация должна определять цели, проектировать бизнес-процессы и организационную структуру на регулярной основе, переводя систему управления из состояния «неэффективная» в состояние «эффективная».
В качестве инструмента для описания деятельности по управлению используется процессный подход.
Процессный подход — подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов.
В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня (Таблица 2).
| № | Объект управления | Бизнес-процесс |
|---|---|---|
| 1. | Система управления организации | Выработка согласованных условий деятельности |
| 2. | Собственник | Привлечение и обслуживание уставного капитала |
| 3. | Потребитель | Продвижение и продажи |
| 4. | Продукт | Разработка новых и совершенствование существующих продуктов (услуг) |
| 5. | Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) | Производство |
| 6. | Поставщик | Воспроизводство ресурсов |
| 7. | Производственно-технологическое оборудование | Воспроизводство ПТО |
| 8. | Объекты инженерно-технической инфраструктуры | Воспроизводство ОИТИ |
| 9. | Рабочая сила (персонал) | Воспроизводство рабочей силы |
| 10. | Капитал | Финансирование деятельности и расчеты |
Таблица 2. Объекты управления и бизнес-процессы верхнего уровня
Применяемые в управлении техники и методики, такие как система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и прочие, являются способами организации бизнес-процессов. Поэтому рекомендуется сразу встраивать необходимые техники и методики в модель бизнес-процессов.
Для пользователей систем Business Studio и BIZDIAGNOSTICS Группа компаний «Современные технологии управления» разработала следующие типовые структуры бизнес-процессов:
| Производство | Типовая структура бизнес-процессов производственного предприятия, выпускающего продукцию крупными или мелкими партиями по определенной технологии | Скачать архив |
| Оказание услуг | Типовая структура бизнес-процессов компании, предоставляющей потребителям один или несколько видов услуг (например: медицинская компания, транспортная компания, компания, предоставляющая услуги связи и т.д.) | Скачать архив |
| Проектная деятельность | Типовая структура бизнес-процессов компании, ведущей проектную деятельность по производству продуктов или оказанию услуг | Скачать архив |
| Банк | Типовая структура бизнес-процессов универсального банка | Скачать архив |
| Управляющая компания | Типовая структура бизнес-процессов корпоративного центра или управляющей компании, осуществляющей управление (создание, развитие, продажа) несколькими бизнес-направлениями | Скачать архив |
Разработанные структуры бизнес-процессов могут быть взяты за основу при разработке модели бизнес-процессов компании. Структуры бизнес-процессов можно загрузить в любую базу данных Business Studio из файлов XML .
Регламентирующая и методическая документация
Разработанные элементы системы управления необходимо зафиксировать в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудников и для проведения аудитов СМК.
Выделяются три основных вида регламентирующей документации (Рис. 3):
Регламенты бизнес-процессов (в т.ч. регламенты процедур, используемые в Business Studio)
Положения о подразделениях
Должностные инструкции
Дополнительно к перечисленным видам документации могут применяться методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми — при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.
Рисунок 3. Структура регламентирующей документации
Business Studio позволяет осуществлять выполнение следующих этапов по проектированию системы управления:
Формирование верхнего уровня системы целей и показателей;
Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей;
Проектирование организационной структуры;
Формирование регламентирующей документации.
Также Business Studio может быть использована в проекте автоматизации системы управления — в части разработки технического задания на автоматизацию и формирования инструкций пользователям.
Порядок использования Business Studio для выполнения работ по проектированию системы управления организацией изложен в следующих разделах.
Подсистемы и элементы системы управления организацией
Организация является сложным объектом. Сегодня функционирование организации сталкивается с большим числом проблем как типовых, так и частных. Большое значение для руководителя организации имеет система управления организацией, эта система должна постоянно совершенствоваться. Что же мы подразумеваем под системой управления организацией? Сама по себе система управления является совокупностью подсистем, элементов, коммуникации систем и подсистем, а так же процессов, которые обеспечивают необходимое, качественное функционирование организации.
Созданная в организации система управления, должна быть взаимосвязана и согласована с системой производства организации.
Чтобы иметь качественную систему управления организацией, необходимо сделать следующее:
- выбрать и установить порядок взаимодействия работников;
- установить последовательность выполняемых работниками функций;
- распределить задания между работниками;
- модернизировать технологию производства;
- распределить функции управления и производства;
- наладить систему сбыта, снабжения;
- продумать миссию организации.
- организовать деятельность компании.
Компоненты системы управления организацией
Первая подсистема – это методология управления. Она представляет собой совокупность как задач, целей, принципов управления, так и совокупность законов, функций, методов, средств, школ управления.
Вторая подсистема – процесс управления, который является одной из основных составляющих управленческой деятельности. Процесс управления включает в себя разработку и реализацию управленческих решений, формирование системы коммуникаций, создание системы информационного обеспечения управления.
Третья подсистема – структура управления. Структура управления – система связей между объектами и субъектами управления организации, которые нашли свою реализацию в частных организационных формах. Структура управления объединяет в себе различные схемы организационных отношений, функциональные, организационные структуры, систему повышения квалификации персонала.
Четвертая подсистема – техника управления. Техника управления включает в себя не только организационную, компьютерную технику, но и сети связи, офисную мебель (столы, стулья, шкафы), систему документооборота.
Система управления организацией состоит из основных элементов:
- метод (способ воздействия);
- задача (проблема, следующая из цели);
- цель (желаемое, необходимое, возможное);
- закон (отношения между явлениями);
- коммуникации (процесс взаимодействия или противодействия с помощью передачи информации);
- решение;
- система документооборота;
- функция;
- принцип.
Одной из важных составляющих качественной системы управления организацией является применение эффективной системы автоматизации управления компанией. На сегодняшний день существует множество программных продуктов, в том числе бесплатных, которые могут в этом помочь. Например, CRM-система «Простой бизнес» призвана наладить взаимодействие как внутри компании, так и с клиентами и партнерами. Оцените программу в действии – попробуйте полностью бесплатную версию.