Что не относится к внедрению информационных систем ис

Что не относится к внедрению информационных систем ис

1.5. Понятие и виды информационных систем

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Информационная система — это система, осуществляющая: получение входных данных; обработку этих данных и/или изменение собственного внутреннего состояния (внутренних связей/отношений); выдачу результата либо изменение своего внешнего состояния (внешних связей/отношений).

Простой информационной системой назовем систему, элементы которой функционируют в соответствии с правилами, порожденными одним и тем же взаимонепротиворечивым множеством аксиом.

Сложной информационной системой назовем систему, которая содержит элементы, функционирующие в соответствии с правилами, порожденными отличными друг от друга множествами аксиом. При этом допускается, что среди правил функционирования различных элементов могут быть взаимопротиворечивые правила и цели.

Пример 2. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Главная цель системы

материалы, здания и др.

Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое програм-мное обеспечение и др.

Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Внимание! Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: «организация» и «фирма».

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Внедрение информационной системы в федеральные органы исполнительной власти

Морозова, В. И. Внедрение информационной системы в федеральные органы исполнительной власти / В. И. Морозова, Ю. В. Рогачева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 47 (389). — С. 3-5. — URL: https://moluch.ru/archive/389/85667/ (дата обращения: 06.04.2024).

В данной статье авторы рассматривают вопрос внедрения информационной системы, выделяют основные этапы внедрения, варианты внедрения информационных систем.

Ключевые слова: внедрение информационной системы, информационная система, этапы внедрения, жизненный цикл.

Развитие и использование информационных систем с каждым годом растет. Большое количество компаний имеет у себя несколько информационных систем, предназначенных для различных сфер бизнеса, однако не всегда внедрение информационной системы заканчивается успехом.

Внедрение информационной системы является одним из самых тяжелых этапов жизненного цикла. Важно понимать, что на успех внедрения влияет не только качество разрабатываемого программного обеспечения, но и правильное построение бизнес-процессов внутри подразделений, отделов и организации в целом, используемая инфраструктура. Информационная система будет являться мощным инструментом для повышения ключевого показателя эффективности бизнеса, отслеживания аналитических показателей и так далее, только, если правильно будет определен процесс внедрения.

Выделим основные этапы жизненного цикла (Рис.1).

Рис. 1. Основные шаги жизненного цикла информационной системы

Информационная система — это формализованная структура, предназначенная для хранения, обработки и поиска данных и передачи в рамках предметной области [3].

Внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].

Определение цели внедрения позволяет понять к чему стремится предприятие в данный момент и ближайшие пять лет. При постановке цели можно в качестве ориентира взять курс на стратегию компании и поставленные задачи. В соответствии с этим можно спрогнозировать чем поможет информационная система, насколько ее использование будет эффективным, будет ли происходить экономия ресурсов и в конечном итоге будет ли организация выведена на новый уровень развития.

При выборе системы стоит обращать внимание в первую очередь на функциональность, которая должна быть построена строго в соответствии с бизнес-процессами организации на данный момент и иметь возможность к перестройке т. к. не исключается внесение каких-либо изменений на законодательном уровне в нормативные акты, на которые ориентируется компания при построении своей работы.

Стоит обратить внимание на возможность разделения информационной системы на модули, которые в дальнейшем могут пополняться. Данная возможность позволит сэкономить денежные средства, чтобы не расходовать их на сопровождение функционала, который на данный момент не требуется или пользуется малым спросом. Информационная система должна соответствовать текущей инфраструктуре, требованиям законодательства (например, использование только российского программного обеспечения).

Выделим основные этапы внедрения информационных систем.

1. Определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы (важно определить цель внедрения, установить порядок последовательности работ, их сроки, границы проекта, начиная с самого первого этапа, так как это в дальнейшем позволит контролировать процесс внедрения);
2. Изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании (изучение и фиксация особенностей существующих бизнес-процессов организации, при помощи проведения собеседования с функциональным заказчиком, изучения существующего системного ландшафта. По итогам данного анализа формируется техническое задание, которое в дальнейшем утверждается и является ориентиром на всех стадиях запланированных работ);
3. Формирование проектной группы (со стороны компании Исполнителя должен присутствовать руководитель проекта, аналитики, разработчики, тестировщики, системный администратор; со стороны Заказчика обязательно должна быть утверждена группа людей, которые являются ответственными лицами и с которыми необходимо коммуницировать на каждом шаге работ в установленном формате (например, регулярные встречи, обсуждения в рабочем порядке при возникновении вопросов [2]);
4. Определение модели деятельности предприятия (при проведении обследования существующих бизнес-процессов в 90 % случаев являются неэффективными и требуют большого количества времени, поэтому требуется реинжиниринг бизнес-процессов, который сопровождается переменами в организационной структуре, бизнес-логике);
5. Разработка, тестирование, настройка и развертывание системы (определение общей функциональной и технической архитектуры, проектирование базы данных, проектирование интерфейса, разработку программного обеспечения, основываясь на постановки задач, производится тестирование как бизнес-логики системы, так и технические параметры ее работы);
6. Определение подхода к обучению пользователей (произвести разделение сотрудников на группы по уровню подготовки, и в зависимости от группы применять подход к обучению (например, для руководителей высшего звена показывать работу модуля по аналитическим данным), обучение системных администраторов компании Заказчика для поддержания инфраструктуры);
7. Опытная эксплуатация (на данном этапе реальными сотрудниками компании проверяется соответствие информационной системы, установленной бизнес-логике, поставленным целям внедрения. Также важно произвести моделирование ситуации полного цикла деятельности компании, включая закрытие отчетного периода. На основании полученных данных решается вопрос о переводе информационной системы в промышленную эксплуатацию);
8. Промышленная эксплуатация (прохождение данного этапа представляет собой использование информационной системы сотрудниками компании на постоянной основе и отчасти подразумевает под собой успешное внедрение, однако на данном этапе компания Заказчика может отказаться от использования системы в целом или одного из ее модулей);
9. Сопровождение информационной системы (необходимо оформить между компанией Исполнителя и Заказчиком соглашение об уровне обслуживания (SLA). В договоре указывается описание перечня предоставляемых услуг, качество обслуживание (время реагирования на возникающие проблемы), штрафные санкции [4]).

Рассмотрим возможные варианты внедрения информационных систем.

Полноценное внедрение. Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.

Преимущество данного решения заключается в том, что в опытной эксплуатации пользователь получает доступ ко всему запланированному функционалу по техническому заданию.

Минусы данного решения представляют собой довольно длительный временной промежуток по разработке, настройке, тестированию информационной системы, возникновение организационных проблем на первых шагах использования системы, риски неработоспособности системы, что в дальнейшем может повлечь потерю прибыли организации.

Модульное внедрение. Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.

Под модулем выступает определенный набор программного обеспечения, который отвечает за определенный спектр задач, и помогает решать только небольшое количество задач. Преимуществом выступает, что модули могут интегрироваться между собой и передавать, получать необходимую информацию.

Минусом является, что не каждый программный продукт может подойти для такого варианта внедрения, не всегда есть возможность реализовать интеграционное взаимодействие между модулями.

Таким образом, внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].

Выделены основные этапы внедрения информационной системы: определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы, изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании, формирование проектной группы, определение модели деятельности предприятия, разработка, тестирование, настройка и развертывание системы, определение подхода к обучению пользователей, опытная эксплуатация, промышленная эксплуатация, сопровождение информационной системы.

Рассмотрены возможные варианты внедрения: полноценное внедрение, модульное внедрение.

Полноценное внедрение.Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.

Модульное внедрение.Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.

1. Внедрение информационных систем [электронный ресурс] — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/material/Vnedrenie-informacionnykh-sistem-Kak-vybrat-metodologiju-upravlenija-proektami-v-IT
2. Основные этапы планирования [электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.soft-servis.ru/statya/opisanie_proektnogo_vnedreniya/
3. Понятие информационной системы [электронный ресурс] — https://ru.wikipedia.org/wiki/
4. Технологии сопровождения и технической поддержки [электронный ресурс] — https://www.soft-servis.ru/o_kompanii/tehnologii_raboty/
5. Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы [электронный ресурс] — https://www.prj- exp.ru/dwh/dwh_stages_of_development.php

Основные термины (генерируются автоматически): информационная система, опытная эксплуатация, вариант внедрения, жизненный цикл, программное обеспечение, техническое задание, модульное внедрение, основной этап внедрения, полноценное внедрение, промышленная эксплуатация.

Внедрение и сопровождение информационных систем

Деятельность бизнеса, вне зависимости от его масштабов, включает в себя множество различных процессов. Это затрудняет контроль работы и отслеживание эффективности предприятия. Со временем к руководителю приходит понимание, что внедрение и сопровождение информационных систем в рамках компании — практически необходимость. И чем раньше бизнес использует эту возможность, тем быстрее откроет для себя новые точки роста.

Зачем внедрять информационную систему

Грамотно настроенная информационная система на предприятии обеспечивает:

• прозрачность всех бизнес-процессов компании;
• простоту контроля работы сотрудников;
• отслеживание эффективности отделов;
• моментальное формирование различных отчетов;
• сокращение затрат, благодаря автоматизации части работы;
• освобождение сотрудников от рутинных задач;
• понятный и простой документооборот;
• оперативное получение достоверной информации руководителями отделов и менеджерами.

Информационная система становится незаменимой для работы компании структурой. С ее помощью руководители получают максимально точные и достоверные сведения, что позволяет принимать правильные решения и вовремя корректировать деятельность предприятия.

Кроме того ИС выявляет неэффективности текущих бизнес-процессов, причем зачастую еще на этапе внедрения. Это позволяет оптимизировать работу, освободив человеческие ресурсы и направив их в более выгодное для компании русло.

В конечном итоге информационная система повышает общую эффективность бизнеса.

Кому доверить внедрение

Когда руководство решило, что предприятию требуется внедрение и сопровождение информационных систем, встает вопрос о выборе подрядчика для решения этой задачи. Можно выделить 4 подхода к выполнению данной работы, каждый со своими преимуществами и недостатками:

1. Привлечение крупной организации, специализирующейся на внедрении ИС

Это подрядчики, известные на уровне страны, от Москвы до небольших регионов, для которых автоматизация компаний — основное направление деятельности. У таких организаций большой опыт и высококвалифицированные сотрудники. Однако цена работы будет выше, чем в других вариантах. Кроме того важно ознакомиться с отзывами о выбранной компании — есть вероятность, что под громким именем предоставляются далеко не самые качественные услуги.

2. Привлечение небольшой региональной компании

В любом крупном городе есть IT-организации, предлагающие внедрение и поддержку информационных систем для бизнеса. Часто для них это не единственное направление работы. Но есть и узкоспециализированные команды, сконцентрированные на настройке и сопровождении ИС для сторонних бизнесов.

Такие небольшие компании уделяют больше внимания своим клиентам. А если у вас крупное предприятие, то вы почти наверняка станете их главным приоритетом. К недостаткам варианта стоит отнести возможную слабую организованность рабочих процессов подрядчика. Поэтому важно заранее убедиться в том, что в компании трудятся ответственные сотрудники и понимающий свою роль руководитель.

3. Внедрение силами штатных сотрудников IT-отдела предприятия

Вариант очень привлекателен тем, что связан с почти нулевыми дополнительными затратами. Ведь все задачи будут выполнять сотрудники, уже получающие ежемесячную фиксированную зарплату. Кроме того реализация проекта оказывается под полным контролем руководителя. Но это может оказаться и недостатком подхода.

Собственные сотрудники компании находятся в зависимом от начальства положении. Поэтому могут быть не способны отстоять свое видение и оптимальные, по их мнению, методы работы. Если руководитель скажет: «внедряем эту систему и подключаем вот эти модули», его сотрудники так и сделают. А потом может оказаться, что проделанная работа не дала ожидаемого результата, и вместо повышения эффективности предприятия лишь усложнила его деятельность.

Также сложность может быть вызвана отсутствием в компании кадров, действительно понимающих, как происходит внедрение и сопровождение информационных систем. Штатные сотрудники из IT-отдела далеко не всегда разбираются в данной сфере, поскольку в процессе их обучения приоритеты могли отдаваться другим специализациям.

4. Приглашение частного эксперта

Данный вариант является промежуточным между привлечением компании-подрядчика и организацией информационных систем силами штатных сотрудников. Обращение к конкретному специалисту обойдется недорого даже для небольшого предприятия. Но для получения хорошего результата важно учесть следующие факторы:

• Сотрудники компании должны быть готовы к сотрудничеству с привлеченным экспертом: оказывать ему помощь по любым вопросам, консультировать по собственным рабочим процессам и давать обратную связь.
• Успех будет зависеть от одного конкретного человека, который несет лишь формальную ответственность. Для некоторых компаний такое положение дел может показаться недопустимым.
• Внедрение ИС силами одного эксперта почти всегда займет значительно больше времени, чем если выбрать в качестве подрядчика организацию с большим штатом сотрудников.

Важно понимать: качество и корректность внедренной системы будут много лет влиять на эффективность деятельности всего предприятия. Поэтому стоит доверить ее настройку как можно более опытным специалистам. Причем обращая внимание не только на количество ИС, которые выбранный подрядчик уже внедрил, но и на реальную эффективность его работы. Ее можно оценить по отзывам.

А если решитесь на внедрение посредством собственного IT-отдела, обязательно убедитесь в наличии у сотрудников необходимых квалификаций. При необходимости, можно направить их на специальные курсы, на которых специалисты освоят новую специализацию.

Этапы внедрения информационной системы

На любом предприятии внедрение и сопровождение информационных систем будет состоять из одних и тех же основных этапов. Их последовательное прохождение позволяет не просто оптимизировать работу компании и повысить ее эффективность, но еще и выявить проблемы в ее деятельности, которые ранее были незаметны из-за отсутствия полноценного контроля всех бизнес-процессов.

Внедрение делится на 10 этапов:

1. Определение целей внедрения ИС.
2. Аудит бизнес-процессов организации.
3. Подготовка ТЗ и плана работ.
4. Подготовка кадров.
5. Настройка информационной системы.
6. Тестирование информационной системы.
7. Тестирование ИС в реальной работе.
8. Ввод ИС в эксплуатацию.
9. Завершение проекта.
10. Сопровождение ИС.

Каждый этап требует грамотного подхода и минимизации возможных ошибок. В противном случае работа по внедрению будет заторможена из-за необходимости возврата к предыдущим шагам. Рассмотрим каждый из обозначенных этапов подробнее.

Определение целей внедрения ИС

Первоочередный этап, значимость которого часто недооценивают высшие управленцы предприятия. Четко сформулированные цели внедрения информационной системы зададут вектор всей дальнейшей деятельности. Необходимо обозначить, какие конкретно задачи будет решать ИС — их перечень индивидуален для каждого бизнеса, поэтому использовать универсальный список недостаточно.

Аудит бизнес-процессов организации

Специалисты по внедрению ИС изучают деятельность предприятия. Для этого они проводят интервью с руководителями отделов, менеджерами, обычными сотрудниками. Важно не упустить ни одного рабочего процесса компании, чтобы он не оказался вынесенным за рамки информационной системы.

По результатам аудита:

• уточняются цели внедрения;
• оценивается объем работ;
• определяются сроки и стоимость проекта.

Уже на этом этапе могут обнаружиться проблемы и неэффективности в работе компании, которые ранее оставались незаметны из-за непрозрачности части бизнес-процессов.

Подготовка ТЗ и плана работ

На основе данных аудита формируется техническое задание, согласно которому специалисты по внедрению будут проводить работы. В составляемых документах максимально подробно описываются все бизнес-процессы, которые выбраны для перенесения в информационную систему. К каждому из них добавляются примечания, раскрывающие суть процесса — алгоритмы и структура работы, задействованные в ней сотрудники и так далее.

Подготовка кадров

Проводятся консультации для всех сотрудников предприятия, работу которых затронет процесс внедрения ИС. В результате они должны понимать, какая информация и какие действия от них потребуются, чтобы способствовать организации и настройке системы.

В то же время IT-отдел компании и администраторы получают инструкции по базовому освоению ИС и начинают их изучать. В дальнейшем это потребуется для контроля работы выбранного подрядчика и помощи другим сотрудникам.

Настройка информационной системы

Специалисты по внедрению ИС настраивают системообразующую программу, учитывая все особенности и процессы предприятия, отраженные в техническом задании и плане работ. Основные действия на данном этапе:

• Внесение в систему начальных данных, необходимых для проведения через нее основных бизнес-процессов.
• Настройка алгоритмов, по которым будут вестись расчеты различных показателей.
• Настройка принципов формирования отчетов, которые в дальнейшем руководители и менеджеры смогут моментально получать из системы.
• Разграничение прав сотрудников, чтобы каждый из них получал доступ только к тем функциям, которые необходимы для его работы, что повышает общую безопасность ИС.

В результате настройки система оказывается предварительно готовой к использованию — в ней уже будут все необходимые для работы компании данные и алгоритмы. Данный этап часто оказывается самым длительным, особенно если предприятие большое, с сотнями сотрудников и десятком отделов.

Тестирование информационной системы

Первый этап тестирования — прогон через ИС тестовых процессов, копирующих реальные процессы предприятия. Это необходимо для выявления ошибок в построении алгоритмов, обнаружении проблем в формировании отчетов. При необходимости выполняется донастройка информационной системы.

Тестирование ИС в реальной работе

Психологически сложный для сотрудников компании этап. Одновременно требуется выполнять работу и привычным образом, и дополнительно дублировать ее в информационной системе. Это повышает нагрузку на сотрудников. Поэтому так важно обеспечить понимание, что после завершения тестирования и освоения ИС, организационные процессы, наоборот, станут проще. Тогда у сотрудников будет больше мотивации для поддержания этапа.

Если тестирование прошло успешно и без обнаружения дополнительных проблем, данные в информационной системе совпадут с реальными, отражающими деятельность предприятия.

Ввод ИС в эксплуатацию

После успешного тестирования информационная система вводится в полноценную эксплуатацию. Сотрудники перестают использовать старые методы работы, полностью переключаясь на новые.

На этапе ввода в эксплуатацию очень важна качественная и оперативная техническая поддержка пользователей. У сотрудников регулярно будут возникать мелкие затруднения. Ответственные лица должны помогать быстро решать такие проблемы, чтобы полноценное освоение ИС не замедлило работу предприятия.

Завершение проекта

Когда информационная система введена в эксплуатацию, остается составить должностные инструкции для ответственных лиц и разграничить обязанности руководителей, отделов, сотрудников.

С этого момента внедрение информационной системы можно считать завершенным.

Сопровождение ИС

Сопровождение информационной системы — этап, к которому выполняется переход уже после полного ее внедрения. В него входят:

• оперативное устранение возникающих проблем;
• обеспечение защиты корпоративной информации;
• добавление новых функций после изменения бизнес-процессов предприятия.

Сопровождением обычно занимается либо тот же подрядчик, который был нанят для внедрения ИС, либо штатные сотрудники предприятия.

Важные правила

Чтобы внедрение и сопровождение информационных систем оправдали ожидания и повысили эффективность предприятия, важно придерживаться ряда правил:

• У руководства и сотрудников компании должно быть понимание необходимости использования современных технологий. Все причастные лица должны быть готовы к внедрению новой системы. Важно заранее исключить возможные конфликты и разногласия, связанные с нежеланием использования ИС или непониманием ценности ее применения.
• Ответственные лица, контролирующие работу привлеченных подрядчиков, должны сами изучить основы построения информационной системы. Без понимания базовых принципов они не смогут должным образом скорректировать процесс настройки, когда это потребуется. Выбранный подрядчик не сможет полностью изучить работу бизнеса, поэтому контроль очень важен, чтобы впоследствии не пришлось переделывать часть ИС.
• Системообразующая программа, которая будет использоваться для организации работы компании, должна выбираться с учетом особенностей конкретного бизнеса. Если выбор осуществляет подрядчик — важно убедиться, что предлагаемый им вариант оптимален для предприятия. Например, запросив аргументацию в пользу использования конкретной программы.

Кроме того сама организация проектов по внедрению информационных систем требует последовательности и подробного планирования. Работа должна быть разбита на конкретные и логичные этапы.

Заключение

Внедрение и сопровождение информационных систем должно выполняться грамотно и с учетом всех особенностей конкретной компании. Решение задачи требует привлечения квалифицированных и опытных специалистов. Однако только их работы будет недостаточно. Процесс введения ИС в эксплуатацию также потребует участия большинства сотрудников компании, особенно управляющих, менеджеров, руководителей отделов.В результате предприятие начнет работать более эффективно. Его деятельность оптимизируется, а ранее остававшиеся незамеченными проблемы будут оперативно обнаруживаться и устраняются. Все это ускорит рост компании, поможет сократить расходы и увеличит прибыль.

Внедрение информационных систем

Любой владелец компании задумывается над тем, максимально ли эффективно работает его предприятие. Однозначный ответ на этот вопрос можно дать, проанализировав множество показателей. Получать эти данные вручную затруднительно и слишком дорого. Современная информационная система в состоянии за несколько минут сформировать любой показатель по заранее определенному алгоритму расчета.

Именно эффективность технологий и подталкивает руководителей принять решение о внедрении 1С на предприятии. Но перед тем как закупать лицензии и нанимать известную компанию-интегратора для внедрения, необходимо получить основные понятия об этом процессе, чтобы контролировать ход внедрения на собственном предприятии.

С чего начинать внедрение информационной системы?

После сформировавшейся мысли о том, что компании необходимо внедрение информационной системы управления предприятием, нужно определиться, кто этим будет заниматься. Существует несколько подходов к запуску проектов такого рода на предприятии:

• Заключение контракта с крупной компанией, внедряющей ИС. К преимуществам можно отнести опыт компании-аутсорсера и отдельных ее специалистов, а также наличие собственных проектных наработок. К недостаткам относят стоимость работ, возможную текучку кадров и возможность того, что за громким именем могут стоять не самые лучшие специалисты;
• Приглашение небольшой, региональной IT-компании. Однозначным плюсом является высокая вероятность того, что внедрение автоматизированной информационной системы станет приоритетным проектом для нее. Если проект предстоит крупный, а значит долгий, стоит опасаться внезапных смен руководства, специалистов и приоритетов небольших фирм-внедренцев;
• Внедрение силами собственного IT-отдела. В этом варианте привлекает отсутствие дополнительных трат, постоянная связь со специалистами и возможность лично управлять проектом. Однако тут кроется и большая опасность – специалисты IT-отдела, зачастую зависящие от пользователей и руководства, полностью ориентируются их решения, в том числе не всегда правильные;
• Приглашение эксперта. Отличный способ сэкономить и получить специалиста в нужной области. К недостаткам можно отнести необходимость высокой организованности всех сотрудников компании, зависимость успеха от одного человека и формальную ответственность за проект.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Практика показывает, что управление внедрением информационных систем лучше доверить опытным специалистам. Именно поэтому, какой бы вариант команды внедрения вы не выбрали, обязательно проверяйте опыт – и не только количественный, но и качественный. Проверяйте отзывы о работе IT-компаний и экспертов, следите за квалификацией собственных специалистов.

Такой важный момент, как стратегический план внедрения и выбор типа взаимоотношений с внедренцами информационной системы, важен, но не является единственным критерием. Эффективность внедрения информационной системы на предприятии зависит от нескольких факторов и готовности персонала учитывать их в работе. Специалисты выделяют несколько основных правил, игнорирование которых с большой вероятностью приведет к печальным последствиям:

• Осознание необходимости внедрять современные технологические инструменты и готовность к внедрению всех сотрудников;
• Изучение основ построения системы;
• Грамотный выбор подходящей системообразующей программы и команды, отвечающей за ее внедрение;
• Выделение квалифицированных кадров для контроля проекта со стороны заказчика;
• Последовательная и четкая организация проекта;
• Желание меняться к лучшему.

Сложно определить какие-либо временные рамки запуска корпоративной информационной системы. Многое будет зависеть от того, существовала ли раньше разработка информационных систем предприятия или придется начинать с нуля. Следует приготовиться к тому, что внедрение займет достаточно много времени и существенно изменит некоторые бизнес-процессы в компании. Технология внедрения информационных систем может существенно отличаться у разных специалистов, но определенные этапы выделяются практически в каждом успешном проекте.

Этапы внедрения информационной системы

Успешные внедрения информационных систем включают в себя достаточно много важных и полезных для предприятия этапов. Помимо непосредственно начала работы в ИС, они помогают компании упорядочить ключевые бизнес-процессы и выявить проблемные места. Чем крупнее компания, тем больше принято сотрудников, чьи функции и квалификация вызывают вопросы. Грамотное внедрение информационной системы выявит их.

Если компания хочет не просто «для галочки» внедрить ИС, а действительно эффективно пользоваться всеми ее возможностями, предстоят следующие этапы:

1. В первую очередь необходимо определить цель внедрения. Многие руководители высшего звена поверхностно относятся к этому этапу, но на самом деле он задает направление всему внедрению ИС;
2. Обследование бизнес-процессов компании. В этот этап входят интервью с менеджментом, рядовыми сотрудниками, составление схем по каждому процессу. На выходе получается уточнение целей внедрения и возможность предварительно оценить объем работ и стоимость;
3. Составление проекта, технического задания и регламента. В этих документах должны быть описаны все бизнес-процессы, участвующие во внедрении ИС. Старайтесь составлять проект внедрения максимально подробно, с указанием необходимых данных, их структуры, алгоритмов действий, рабочих мест;
4. Подготовка специалистов. Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе. То есть сотрудники расширяют свои знания на благо компании;
5. Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия. В этот этап включается:
   • Разграничение прав на функционал системы для сотрудников;
   • Начальное заполнение данных;
   • Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов.
6. Тестирование информационной системы. На этом этапе могут обнаружиться проблемы внедрения в разрезе алгоритмов или необходимость в новых отчетах;
7. Опытная эксплуатация с реальными данными. Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходится не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в информационной системе. Требуется максимальная дисциплина и сосредоточение усилий всех участников внедрения. Конечным результатом должно стать совпадение данных информационной системы с реальным положением дел;
8. Промышленная эксплуатация. На этом этапе осуществляется переход сотрудников на полноценную работу в информационной системе. Должна быть организована техническая поддержка пользователей;
9. Завершение проекта. Основным результатом этапа являются подписанные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделений и их взаимодействия. Корпоративная информационная система запущена на предприятии.

Только согласованные усилия сотрудников компании на всех уровнях гарантируют продолжительную успешную работу информационной системы на предприятии.