Этапы внедрения информационной системы в логическом порядке

Внедрение информационной системы в федеральные органы исполнительной власти

Морозова, В. И. Внедрение информационной системы в федеральные органы исполнительной власти / В. И. Морозова, Ю. В. Рогачева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2021. — № 47 (389). — С. 3-5. — URL: https://moluch.ru/archive/389/85667/ (дата обращения: 05.04.2024).

В данной статье авторы рассматривают вопрос внедрения информационной системы, выделяют основные этапы внедрения, варианты внедрения информационных систем.

Ключевые слова: внедрение информационной системы, информационная система, этапы внедрения, жизненный цикл.

Развитие и использование информационных систем с каждым годом растет. Большое количество компаний имеет у себя несколько информационных систем, предназначенных для различных сфер бизнеса, однако не всегда внедрение информационной системы заканчивается успехом.

Внедрение информационной системы является одним из самых тяжелых этапов жизненного цикла. Важно понимать, что на успех внедрения влияет не только качество разрабатываемого программного обеспечения, но и правильное построение бизнес-процессов внутри подразделений, отделов и организации в целом, используемая инфраструктура. Информационная система будет являться мощным инструментом для повышения ключевого показателя эффективности бизнеса, отслеживания аналитических показателей и так далее, только, если правильно будет определен процесс внедрения.

Выделим основные этапы жизненного цикла (Рис.1).

Основные шаги жизненного цикла информационной системы

Рис. 1. Основные шаги жизненного цикла информационной системы

Информационная система — это формализованная структура, предназначенная для хранения, обработки и поиска данных и передачи в рамках предметной области [3].

Внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].

Определение цели внедрения позволяет понять к чему стремится предприятие в данный момент и ближайшие пять лет. При постановке цели можно в качестве ориентира взять курс на стратегию компании и поставленные задачи. В соответствии с этим можно спрогнозировать чем поможет информационная система, насколько ее использование будет эффективным, будет ли происходить экономия ресурсов и в конечном итоге будет ли организация выведена на новый уровень развития.

При выборе системы стоит обращать внимание в первую очередь на функциональность, которая должна быть построена строго в соответствии с бизнес-процессами организации на данный момент и иметь возможность к перестройке т. к. не исключается внесение каких-либо изменений на законодательном уровне в нормативные акты, на которые ориентируется компания при построении своей работы.

Стоит обратить внимание на возможность разделения информационной системы на модули, которые в дальнейшем могут пополняться. Данная возможность позволит сэкономить денежные средства, чтобы не расходовать их на сопровождение функционала, который на данный момент не требуется или пользуется малым спросом. Информационная система должна соответствовать текущей инфраструктуре, требованиям законодательства (например, использование только российского программного обеспечения).

Выделим основные этапы внедрения информационных систем.

Определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы (важно определить цель внедрения, установить порядок последовательности работ, их сроки, границы проекта, начиная с самого первого этапа, так как это в дальнейшем позволит контролировать процесс внедрения);
Изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании (изучение и фиксация особенностей существующих бизнес-процессов организации, при помощи проведения собеседования с функциональным заказчиком, изучения существующего системного ландшафта. По итогам данного анализа формируется техническое задание, которое в дальнейшем утверждается и является ориентиром на всех стадиях запланированных работ);
Формирование проектной группы (со стороны компании Исполнителя должен присутствовать руководитель проекта, аналитики, разработчики, тестировщики, системный администратор; со стороны Заказчика обязательно должна быть утверждена группа людей, которые являются ответственными лицами и с которыми необходимо коммуницировать на каждом шаге работ в установленном формате (например, регулярные встречи, обсуждения в рабочем порядке при возникновении вопросов [2]);
Определение модели деятельности предприятия (при проведении обследования существующих бизнес-процессов в 90 % случаев являются неэффективными и требуют большого количества времени, поэтому требуется реинжиниринг бизнес-процессов, который сопровождается переменами в организационной структуре, бизнес-логике);
Разработка, тестирование, настройка и развертывание системы (определение общей функциональной и технической архитектуры, проектирование базы данных, проектирование интерфейса, разработку программного обеспечения, основываясь на постановки задач, производится тестирование как бизнес-логики системы, так и технические параметры ее работы);
Определение подхода к обучению пользователей (произвести разделение сотрудников на группы по уровню подготовки, и в зависимости от группы применять подход к обучению (например, для руководителей высшего звена показывать работу модуля по аналитическим данным), обучение системных администраторов компании Заказчика для поддержания инфраструктуры);
Опытная эксплуатация (на данном этапе реальными сотрудниками компании проверяется соответствие информационной системы, установленной бизнес-логике, поставленным целям внедрения. Также важно произвести моделирование ситуации полного цикла деятельности компании, включая закрытие отчетного периода. На основании полученных данных решается вопрос о переводе информационной системы в промышленную эксплуатацию);
Промышленная эксплуатация (прохождение данного этапа представляет собой использование информационной системы сотрудниками компании на постоянной основе и отчасти подразумевает под собой успешное внедрение, однако на данном этапе компания Заказчика может отказаться от использования системы в целом или одного из ее модулей);
Сопровождение информационной системы (необходимо оформить между компанией Исполнителя и Заказчиком соглашение об уровне обслуживания (SLA). В договоре указывается описание перечня предоставляемых услуг, качество обслуживание (время реагирования на возникающие проблемы), штрафные санкции [4]).

Рассмотрим возможные варианты внедрения информационных систем.

Полноценное внедрение. Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.

Преимущество данного решения заключается в том, что в опытной эксплуатации пользователь получает доступ ко всему запланированному функционалу по техническому заданию.

Минусы данного решения представляют собой довольно длительный временной промежуток по разработке, настройке, тестированию информационной системы, возникновение организационных проблем на первых шагах использования системы, риски неработоспособности системы, что в дальнейшем может повлечь потерю прибыли организации.

Модульное внедрение. Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.

Под модулем выступает определенный набор программного обеспечения, который отвечает за определенный спектр задач, и помогает решать только небольшое количество задач. Преимуществом выступает, что модули могут интегрироваться между собой и передавать, получать необходимую информацию.

Минусом является, что не каждый программный продукт может подойти для такого варианта внедрения, не всегда есть возможность реализовать интеграционное взаимодействие между модулями.

Таким образом, внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].

Выделены основные этапы внедрения информационной системы: определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы, изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании, формирование проектной группы, определение модели деятельности предприятия, разработка, тестирование, настройка и развертывание системы, определение подхода к обучению пользователей, опытная эксплуатация, промышленная эксплуатация, сопровождение информационной системы.

Рассмотрены возможные варианты внедрения: полноценное внедрение, модульное внедрение.

Полноценное внедрение.Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.

Модульное внедрение.Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.

Внедрение информационных систем [электронный ресурс] — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/material/Vnedrenie-informacionnykh-sistem-Kak-vybrat-metodologiju-upravlenija-proektami-v-IT
Основные этапы планирования [электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.soft-servis.ru/statya/opisanie_proektnogo_vnedreniya/
Понятие информационной системы [электронный ресурс] — https://ru.wikipedia.org/wiki/
Технологии сопровождения и технической поддержки [электронный ресурс] — https://www.soft-servis.ru/o_kompanii/tehnologii_raboty/
Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы [электронный ресурс] — https://www.prj- exp.ru/dwh/dwh_stages_of_development.php

Основные термины (генерируются автоматически): информационная система, опытная эксплуатация, вариант внедрения, жизненный цикл, программное обеспечение, техническое задание, модульное внедрение, основной этап внедрения, полноценное внедрение, промышленная эксплуатация.

2. Системные исследования

На этапе системных исследований должен быть сформулирован вывод о возможности реализации (осуществимости) системы. Для этого необходимо рассмотреть следующие главные вопросы:

· действительно ли имеется проблема или есть беспроблемные альтернативы;

· целесообразно ли создание новой информационной системы;

· действительно ли ее можно реализовать.

1. Выбор стратегии для планирования системы:

· ознакомление с особенностями организации;

· ознакомление с описаниями существующих формальных или готовых реальных проектов и с другими примерами решения аналогичных проблем.

2. Изучение осуществимости:

· предварительное определение информационных потребностей реальных пользователей;

· определение осуществимости разработки новой или возможности улучшения существующей информационной системы;

· создание плана разработки.

3. Отчет об осуществимости:

· обработка материалов предварительного исследования, их компактное описание (документирование результатов исследования);

· доведение результатов предварительного исследования до пользователей и руководителей.

3. Системный анализ

Этап системного анализа ставит цель сформулировать функциональные требования к будущей системе. Продуктом этапа является документ «Требования к системе». Здесь изучаются информационные потребности конечных пользователей, влияние окружающей среды, роль существующей информационной системы. Требования должны быть определены и документированы не только по системе в целом, но и по отдельным ее ресурсам (оборудование, телекоммуникации, программное обеспечение, базы данных), но также и по отдельным информационным процессам (ввод данных, хранение, обработка, вывод, управление данными).

Схема последовательности шагов и содержание этапа системного анализа:

1. Анализ организационного окружения:

· детальный анализ информационных потребностей

— конечных пользователей главного учреждения,

— конечных пользователей отдельных подсистем,

2. Анализ существующих систем:

· анализ того, что имеет существующая система из:

— ресурсов (компьютеры, средства связи, программы, базы данных, персонал),

3. Анализ требований системы:

· определение того, что должно быть из ресурсов:

· определение того, что должно быть из процессов:

— ввода (источники, способы сбора данных, методы ввода, формы, объемы данных, режимы),

— обработки (правила, критические сроки, объем операций),

— вывода (способы, форматы, средний и критический объемы, образцы, размещение адресатов, сроки)

— хранения (организация, структура базы данных, ее объем, режим и частота запросов, сжатие, обновление, удаление),

— управления данными (точность, законность, безопасность, секретность, целостность и неприкосновенность).

4. Системные требования:

· логически связанные и документированные требования к новой системе со стороны: ресурсов, ввода, обработки, вывода, хранения, управления данными.

4. Системное проектирование

Этап системного проектирования завершается созданием детальных спецификаций по каждому элементу информационной системы. Создаются спецификации оборудования (основного и дополнительного), программного обеспечения, спецификации персонала (всех категорий пользователей, которые буду работать с новой системой), спецификации ресурсов данных (документов и баз данных), спецификации информационных продуктов (форм экранов, форм документов).

Типы и содержание спецификаций этапа системного проектирования:

1. Спецификации пользовательского интерфейса:

· Информационные объекты, ориентированные на пользователей:

— форматы и шаги интерактивных диалогов,

— формы всех входных и выходных документов.

2. Спецификации базы данных:

· концептуальная и внешние схемы, структура, состав, словарь, таблицы соответствия, описание методов управления доступом.

3. Спецификации программного обеспечения:

· программные пакеты, которые необходимо закупить,

· прокладные программы, разработанные для формирования информационных продуктов

· программы контроля и управления процессами.

4. Спецификации оборудования и средств обслуживания:

· перечень компьютерного оборудования, средств связи, вспомогательных средств и материалов,

· точные физические характеристики каждого из элементов спецификации.

5. Спецификации персонала:

· перечень должностей, необходимых для работы с информационной системой,

· перечень требований к каждой должности.

6. Спецификации системной документации:

· Перечень системных документов всех разделов проекта.

· Перечень и содержание всех технологических инструкций для пользователей и технического персонала информационной системы.

5. Внедрение

Этап внедрения (ввода в эксплуатацию) завершается созданием работоспособной системы. На этом этапе выполняются следующие мероприятия:

приобретается (или разрабатывается) и устанавливается оборудование и программное обеспечение;
проводится тестирование системы и ее документирование;
проводится обучение персонала;
осуществляется переход на новую систему.

6. Сопровождение

Этап сопровождения (обслуживания) информационной системы следует за внедрением проекта. Текущее сопровождение охватывает мониторинг (слежение) системы и ее модификацию для проведения необходимых улучшений. Частью этого процесса является послеустановочный осмотр для определения того, насколько система соответствует целям ее создания. Ошибки в новой информационной системе исправляются путем соответствующего системного обслуживания. Кроме того, сопровождение охватывает такой вид послеустановочных работ, как модификация системы в связи с изменениями в сфере деятельности организации или в связи с изменениями законодательства (например, изменение налоговой ставки вызывает изменения в системе бухгалтерского и финансового учета организации).

Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы

Согласно ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» выделяют следующие основные стадии создания и этапы разработки автоматизированной системы (АС):

Формирование требований к АС.
Разработка концепции АС.
Техническое задание.
Эскизный проект.
Технический проект.
Рабочая документация.
Ввод в действие.
Сопровождение АС.

Как правило, этапы стадий формирования требований к автоматизированной системе объединяют с этапами разработки технического задания, а этапы разработки концепции — с этапами эскизного проектирования. Также к приведенным стадиям создания АС добавляют стадию подготовки к началу проекта.

Ниже представлены стадии создания информационно-аналитической системы – корпоративного хранилища данных. Также дана оценка длительности каждого из этапов внедрения системы.

Стадия I. Организация проекта

Этапы работ	Результат	Дней
Заключение контракта	Контракт на разработку системы заключен	10

Стадия II. Формирование требований и разработка технического задания

требуемых отчетах, показателя, измерениях
возможных системах-источниках данных
системном ландшафте
сетевом окружении

альбом показателей
альбом измерений и иерархий
альбом отчетности
определены источники данных для каждого показателя

Стадия III. Эскизный проект

Логическая модель данных.
Определен состав сущностей области постоянного хранения (System of Record, Summary Area, Data Marts).
Окончательно сформирован состав реализуемых показателей, измерений и отчетов.

Предварительные регламенты взаимодействия согласованы с разработчиками и администраторами систем-источников данных.
Определен состав сущностей области временного хранения (Staging Area) и области обмена данными (Data Exchange Interface).

Стадия IV. Технический проект

Этапы работ	Результат	Дней
Определение функциональной и технической архитектур	Описание функциональной архитектуры (включая описание каждой функции, задачи, методов реализации). Описание технической архитектуры (включая описание размещения технических средств, условий эксплуатации, режима функционирования, организации резервного копирования и т.д.)	15
Формирование плана развертывание системного ландшафта	План развертывания системного ландшафта	10
Разработка физической модели данных	Физическая модель данных — описание таблиц БД, индексов, секций и других объектов БД	10
Разработка и согласование регламентов взаимодействия информационных систем	Согласованный и утвержденный набор регламентов взаимодействия, включающих описание интерфейсов, периодичности и т.п.	10
Проектирование процессов ETL	Описание процессов извлечения данных, алгоритмов трансформации и обеспечения качества данных, процессов загрузки и агрегации данных	20
Проектирование интерфейсов пользователя	Описание бизнес-слоя данных, интерфейсов ввода и предоставления данных, разграничения прав доступа	15
Оформление технического проекта	Пояснительная записка к техническому проекту	20
Согласование и утверждение	Согласованная и утвержденная пояснительная записка к техническому проекту	5

Стадия V. Рабочая документация

Ведомость эксплуатационных документов
Ведомость машинных носителей информации
Паспорт
Общее описание системы
Технологическая инструкция
Руководство пользователя
Описание технологического процесса обработки данных (включая телеобработку)
Инструкция по формированию и ведению базы данных (набора данных)
Состав выходных данных (сообщений)
Каталог базы данных
Программа и методика испытаний (ПИМ)
Спецификация
Описание программ
Текст программ

Развернуты экземпляры БД. Созданы необходимые объекты БД
Разработаны процессы ETL и процессы обеспечения качества данных. Выставлено расписание запуска процессов
Реализованы дополнительные приложения
Реализованы витрины данных и отчетность
Настроены профили пользователей и прав доступа

Стадия VI. Ввод в действие

Этапы работ	Результат	Дней
Подготовка объекта автоматизации к вводу системы в действие	Создание у Заказчика службы сопровождения системы (при необходимости)	10
Подготовка персонала	Обучение пользователей и администраторов системы	10
Комплектация системы поставляемыми изделиями	Закупка и завоз необходимого оборудования и программного обеспечения. Для снятия рисков поставки данный этап обычно выполняется на предыдущей стадии	20 — 100
Строительно-монтажные работы	Оборудование смонтировано в выделенном для этого помещении и подключено к каналам передачи данных	20
Пусконаладочные работы	Прошла наладка технических и программных средств. ПО системы перенесено в зону тестирования/промышленной эксплуатации. Настроена система резервного копирования. Проведена загрузка исторических данных в систему. Запущены процессы извлечения данных из систем-источников	20
Проведение предварительных испытаний	Испытания системы на работоспособность и соответствие техническому заданию в соответствии с ПИМ проведены. Устранение неисправностей и внесение изменений в документацию в соответствии с протоколом испытаний проведено. Акт приёмки системы в опытную эксплуатацию оформлен и подписан	10
Проведение опытной эксплуатации	Опытная эксплуатация проведена. Устранение неисправностей, доработка ПО и дополнительная наладка технических средств проведены	30 — 60
Проведение приёмочных испытаний	Испытания системы в соответствии с ПИМ проведены. Устранение неисправностей и внесение изменений в документацию проведено. Акт передачи системы в промышленную эксплуатацию оформлен и подписан	5
Завершение работ	Акт завершения работ подписан	5

Стадия VII. Сопровождение

Этапы работ	Результат	Дней
Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами	Выявленные недостатки системы устранены	365
Послегарантийное обслуживание	Система работает стабильно, без сбоев. Выявленные недостатки устранены	—

Степень ответственности каждого члена проектной команды за выполнение той или иной задачи на каждом из этапов проекта определяется матрицей ответственности.

CADmaster

Журнал Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия

Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия

…В задачу авторов этих строк не входит исчерпывающий сравнительный обзор всех известных способов построения информационных систем — тем более что разные источники по-разному трактуют понятие единой информационной среды…

…Предметом дальнейшего рассмотрения станет подготовка к внедрению информационной системы в области конструкторской и технологической подготовки производства (на примере крупного машиностроительного предприятия — Новосибирского завода химконцентратов)…

Скачать статью в формате PDF — 327.2 Кбайт

Главная » CADmaster №1(26) 2005 » Машиностроение Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия

Введение

Необходимость успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требования к эффективности бизнес-процессов предприятия. Решение задачи повышения эффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки процессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомнений необходимость построения информационной системы предприятия. Большинство людей, принимающих решения в этой области, разделяют мнение, что вопросы построения информационной системы следует решать в контексте задач совершенствования бизнес-процессов. Существует и ясное понимание того, что максимально эффективной будет система, обеспечивающая непрерывное информационное сопровождение производственного цикла — от разработки нового изделия до выпуска готовой продукции.

В то же время, несмотря на высокую готовность предприятий к внедрению информационных систем, подходы к их построению и методам внедрения, мягко говоря, разнообразны. При этом любое предприятие, приступающее к внедрению информационной системы, стремится осуществить этот процесс в минимальные сроки и с высоким качеством, предъявляя в связи с этим повышенные требования к организации процесса внедрения. Современные методы внедрения основаны на так называемом процессном подходе, а само такое внедрение принято называть процессно-ориентированным или просто процессным. О сути процессного подхода мы подробно поговорим чуть позже, а пока заметим, что сама возможность его применения предъявляет определенные требования к внедряемой системе. Прежде всего в такой системе необходимы возможность воспроизводить бизнес-процессы предприятия и наличие инструментов для их совершенствования. Среди прочих требований ключевыми являются наличие единой информационной среды и возможность совместной работы пользователей с одними и теми же информационными объектами.

Известно, что в основе процессов производственного планирования и управления лежит информация, появляющаяся на стадии конструкторской и технологической подготовки производства. Следовательно, эффективность работы всей информационной системы напрямую зависит от актуальности и полноты данных, получаемых на этой стадии. Другими словами, конструкторская и технологическая подготовка производства служат информационной основой для решения производственных вопросов.

Автоматизация работы конструкторов и технологов начиналась с развития АРМ (автоматизированных рабочих мест), то есть средств для решения инженерных задач и выпуска соответствующей документации. Когда в электронном виде стали появляться большие объемы информации, появилась потребность управлять этой информацией — на сцену начали выходить PDM- и PLM-системы. Таким образом, результаты работы локальных средств автоматизации интегрируются третьей системой, а локальные АРМ получают возможность пользоваться общей справочной информацией.

В нашем случае мы имеем дело с принципиально иным способом работы с конструкторской и технологической информацией. Система TechnologiCS (а в дальнейшем речь пойдет именно о ней) представляет собой прежде всего централизованное хранилище информации об изделиях (базу данных). С этой точки зрения она очень похожа на традиционные системы управления предприятием (АСУП). Тем не менее есть и существенное отличие, позволяющее преодолеть традиционный изъян подобных систем — недостаточную актуальность данных и часто возникающую необходимость в повторном вводе информации. TechnologiCS предоставляет владельцам информации — конструкторам и технологам — возможность непосредственной работы с базой данных. При этом доступ к базе осуществляется через удобный интерфейс, в каждом конкретном случае ориентированный на выполнение определенной функции (аналогично АРМ); предусмотрены и все необходимые средства автоматизации для решения инженерных задач.

В задачу авторов этих строк не входит исчерпывающий сравнительный обзор всех известных способов построения информационных систем — тем более что разные источники по-разному трактуют понятие единой информационной среды. Отметим лишь один очевидный факт: возможность совместной работы пользователей с одними и теми же информационными объектами (например, составом изделия или технологическим процессом) возможна при том способе построения информационной системы, который реализован в TechnologiCS.

Предметом дальнейшего рассмотрения станет подготовка к внедрению информационной системы в области конструкторской и технологической подготовки производства (на примере крупного машиностроительного предприятия — Новосибирского завода химконцентратов).

Процессный подход

Под бизнес-процессом принято понимать цепь логически связанных повторяющихся действий, которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или цель предприятия. Современная процессно-ориентированная организация (рис. 1) — это совокупность специализированных функциональных отделов с одной стороны, и совокупность бизнес-процессов — с другой. В каждом из отделов реализуются отдельные функции бизнес-процессов, а сотрудники таких организаций помимо классического функционального подчинения подчиняются в рамках выполняемых бизнес-процессов соответствующим владельцам этих процессов.

Рис. 1. Процессно-ориентированная организация

Приходится признать, что на сегодня многие машиностроительные предприятия России являются функционально-ориентированными организациями (рис. 2), структура которых в отличие от процессных организаций имеет вертикальную топологию, построенную в соответствии с выполняемыми функциями, и строгую иерархическую подчиненность сверху вниз.

Рис. 2. Функционально-ориентированная организация

Недостатки такой организации — это и отсутствие владельцев процессов, ответственных за конечный результат, и наличие непроизвольной разрушительной конкуренции между подразделениями, и оторванность сотрудников от конечного результата. Бизнес-процессы таких предприятий сегментированы, то есть существуют в рамках отдельно взятых функциональных подразделений, а эффективность функций, выполняемых отдельными структурами, зачастую достигается в ущерб эффективности всего процесса. В такой организации чрезвычайно усложнены взаимодействие и обмен информацией между подразделениями, попытка внедрить на подобных предприятиях информационную систему путем последовательной автоматизации отдельных функций приводит в лучшем случае к невозможности интегрировать внедренную функциональность, а в худшем — к провалу проекта. Затратив значительные средства, предприятие не получает ожидаемой отдачи от инвестиций.

При внедрении информационных систем в функционально-ориентированных организациях весьма острой оказывается проблема перестройки деятельности предприятия в контексте осмысления и совершенствования бизнес-процессов. Изменить ситуацию и призван процессный подход, то есть применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов. Преимущества этого подхода становятся очевидны при сравнении процессной и функциональной организации, а дополнительным аргументом в его пользу является ориентация на применение процессного подхода в системе менеджмента качества:

Функциональное и процессное внедрение ИС

Функциональными или процессными могут быть и подходы к внедрению информационных систем. При этом существенные различия двух разных подходов хорошо заметны уже на стадии подготовки проекта внедрения.

Если предприятие собирается автоматизировать деятельность отдельных сотрудников или служб предприятия (применительно к нашей предметной области речь, как правило, идет об инструментах конструкторов или технологов), то налицо функциональный подход: стремление автоматизировать отдельные функции предприятия. Наилучший из возможных результатов такой автоматизации — сокращение времени выполнения и повышение качества этих функций (в данном случае — разработки соответствующей документации). При этом от системы обычно требуется обеспечить пользователям максимум удобства при выполнении соответствующих функций, а вопросы дальнейшего использования возникающей информации отодвигаются на второй план.

Гораздо большего эффекта можно добиться, применив процессный подход и осуществив процессное внедрение. Объектом автоматизации в этом случае служат сквозные бизнес-процессы — следовательно, при постановке задачи очень важно правильно идентифицировать те из них, которые должны быть реализованы с использованием информационной системы. Разумеется, выбор автоматизируемых процессов должен соответствовать корпоративной стратегии повышения эффективности. Выбранные бизнес-процессы подвергаются анализу и затем проектируются с точки зрения реализации в информационной системе. При таком подходе достигается синергический эффект от автоматизации отдельных функций, поскольку в системе организуется совместная деятельность сотрудников и служб предприятия. На основании спроектированных процессов определяется объем внедряемой функциональности (конфигурация рабочих мест), которая покрывает потребности процессов, и только после этого происходит реализация выбранных процессов в системе.

Деятельность, предшествующая реализации, относится к стадии подготовки проекта внедрения. В случае функционального внедрения подготовка занимает непродолжительное время: на начальных этапах функциональный подход может принести быстрый результат. Подготовка процессного внедрения требует довольно продолжительного времени и более существенных затрат — но это внедрение обеспечивает результаты принципиально иного уровня, многократно превосходящие все возможные преимущества первого варианта.

Говоря о процессном внедрении, нельзя не упомянуть об инструментарии, применяемом для моделирования бизнес-процессов. Сам по себе процессный подход не предъявляет особых требований к инструментам описания и проектирования бизнес-процессов, однако использование специализированных инструментов вместо стандартных офисных программ имеет массу неоспоримых преимуществ. Среди множества представленных на рынке инструментальных средств наиболее эффективным следует, пожалуй, признать программный продукт ARIS (этот вывод подтверждается результатами исследований, опубликованными Gartner Group в январе 2004 г.). ARIS (Architecture of integrated Information Systems — архитектура интегрированных информационных систем) представляет собой методологию и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer. Чтобы дать некоторое представление об ARIS, перечислим ее основные преимущества:

представление бизнес-процессов в виде графических моделей;
наличие единого стандарта моделирования;
ориентация на процессный подход;
наличие единого репозитория (базы данных), позволяющего использовать в разных диаграммах одни и те же объекты, совмещая различные точки зрения на организацию;
возможность генерации разнообразных отчетов по разработанной модели — в том числе и отчетов, специально разработанных пользователем;
возможность организации совместной работы в сетях Internet и Intranet.

Кроме того, разработчиком ARIS является консалтинговая компания, что означает быструю реализацию программных модулей, ориентированных на использование новых методик, и учет опыта консультантов при дальнейшем развитии системы.

Информационная система и процессный подход

Рассмотрим несколько типичных случаев автоматизации на производственном предприятии.

Отсутствие автоматизации.
Подразделения предприятия используют только бумажные документы. Получая информацию в виде документов из внешнего мира или из других подразделений, они обрабатывают ее в соответствии со своими функциями, порождая при этом новые документы, которые являются входными для других служб или отправляются во внешний мир.
Основной носитель информации — документ, обработка информации носит последовательный характер.
На предприятии действует автоматизированная система управления (АСУП).
Наряду с прямым использованием бумажных документов (случай 1) часть из них вводится в систему для последующей обработки и получения сводной информации. Сводные данные (опять же в виде бумажных документов) используются службами-потребителями этой информации. При очевидных достоинствах такой способ имеет столь же очевидные недостатки. Достаточно сказать, что база данных предприятия отделена документами от источника информации (конструктора, технолога) и ее потребителя (служб МТС, плановых, производственных подразделений). На ввод информации тратится определенное время — следовательно, снижается уровень актуальности данных, увеличивается вероятность ошибок как при вводе, так и при использовании данных.
В этом случае, несмотря на появление централизованного хранилища информации (базы данных), характер бизнес-процессов по сравнению с первым вариантом практически не меняется. Остается неизменным и последовательный характер обработки информации.
Варианты с использованием локальных средств автоматизации.
Когда предприятие по отдельности автоматизирует те или иные функции, складывается картина так называемой лоскутной автоматизации. Качество реализации этих функций, несомненно, становится выше, сокращается и время их выполнения, но результаты работы локальных систем воплощаются в виде всё тех же документов. Не меняется и способ обработки документов (в том числе при взаимодействии с АСУП), причем совершенно неважно, выводятся ли документы на бумагу или происходит обмен электронными файлами.

Использование традиционных PDM- и PLM-систем оставим за рамками разговора — это тема отдельной дискуссии. Тем более, как уже сказано, существуют различные трактовки самого понятия «единая информационная среда» и принципов организации совместной работы с информацией…

Что же дает внедрение системы TechnologiCS в плане применения процессного подхода и совершенствования бизнес-процессов?

Единая информационная среда источников и потребителей информации прежде всего позволяет кардинально изменить назначение бумажного документа и рассматривать его не как носитель информации, а как отчет, сформированный на основе соответствующего информационного объекта базы данных. Бумажный документ становится носителем юридического статуса и представляет собой набор данных из базы, распечатанный на бланке. При этом файл (электронный документ) сохраняется в централизованном электронном архиве, являющимся неотъемлемой частью системы, и связывается с объектом базы данных, на основании которого он был получен. Создатели информации (конструкторы, технологи) и ее потребители работают с соответствующим информационным объектом напрямую, имея при этом доступ к электронным документам в рамках прав, предоставленных им системой. Порядок организации работы с документами при их использовании в качестве носителей информации и отчетов по базе данных показан на схемах (рис. 3, 4).

Рис. 3. Варианты передачи информации через документы

Рис. 4. Непосредственная работа пользователей с базой данных

Перечислим основные преимущества рассматриваемого способа работы — с точки зрения организации процессов на предприятии:

Реальная совместная работа с информацией в большинстве случаев позволяет перейти от последовательного способа обработки информации к параллельному. Другими словами, появляется возможность распараллелить бизнес-процесс, существенно сократить сроки разработки и сэкономить время для таких операций, как согласование, утверждение документации, внесение конструкторских и технологических изменений.
Работа в единой информационной среде делает процесс прозрачным и управляемым; каждый его участник видит и результат, и собственную роль в процессе. Подобная организация работы позволяет выстроить в рамках процесса цепочки взаимодействия функциональных подразделений и отдельных сотрудников.
При проектировании процессов с учетом использования информационной системы, как правило, выявляется ряд документов, полностью или частично дублирующих друг друга, а также документы, которые вообще могут быть выведены из употребления, поскольку содержащаяся в них информация может быть получена гораздо более эффективным способом.
Документ, получаемый в виде отчета из базы данных и сохраненный в архиве, становится частью информационной базы предприятия и его интеллектуальной собственностью. Это снижает влияние человеческого фактора, а также риск искажения или утраты информации.

К сожалению, перечисленные нами плюсы подобного способа работы с информацией создают определенные проблемы при внедрении информационных систем. Функциональные подразделения предприятия обычно предпочитают наводить порядок в своей функциональной области и не склонны становиться частью большого целого. Подразделение стремится оттачивать и совершенствовать собственные функции, не слишком задумывается об эффективности всего процесса и без особого энтузиазма воспринимает необходимость реорганизации деятельности в соответствии с требованиями оптимизации бизнес-процессов:

Принципы, на которых базируются современные информационные системы, предполагают организацию совместной деятельности сотрудников предприятия и являются выражением процессного подхода. Принимая процессный подход, предприятие непременно должно принять концепцию процессного внедрения и согласиться с ней. В противном случае проект будет обречен на неудачу с самых первых шагов.

Известно, что идеальных систем не бывает — и система TechnologiCS, несмотря на ее непрерывное совершенствование и быстрое развитие, в этом смысле не исключение. При внедрении она накладывает некоторые ограничения на способы реализации процессов, поэтому проектирование процессов «как должно быть» оказывается неизбежным компромиссом между требованиями процесса и возможностями системы. Важно, что TechnologiCS способен обеспечить сквозную, несегментированную реализацию процессов конструкторской и технологической подготовки производства, а также эффективное использование данных для решения задач производственного планирования и учета, таким образом обеспечивая автоматизацию процесса в целом.

Опыт реальных проектов

Итак, мы достаточно подробно обосновали необходимость осуществления процессно-ориентированного внедрения информационной системы на предприятии. Разумеется, существует ряд важных вопросов, которые необходимо решить на стадии подготовки к внедрению. Опыт организации крупных проектов показывает, что при обсуждении предстоящего внедрения с представителями предприятия обычно возникают три основные проблемы:

Отсутствие четко сформулированной цели внедрения. Пожелания заказчика нередко сводятся к автоматизации получения всех существующих на предприятии документов или внедрению всей функциональности системы в как можно большем количестве подразделений и служб.
Обсуждая готовящийся проект, исполнитель и предприятие-заказчик часто говорят на разных языках, произнося при этом одни и те же слова. В отсутствие единого и однозначного понимания существующей ситуации, требований к системе и конечной цели возникают неизбежные проблемы при внедрении, что приводит к необоснованным затратам дополнительных ресурсов со стороны как исполнителя, так и заказчика.
Как правило, вследствие естественного сопротивления любым изменениям, предприятия не вполне готовы изменять существующие бизнес-процессы.

Решение этих проблем на этапе подготовки и реализация ряда мероприятий, предваряющих проект внедрения, позволяет снизить риски, а в результате сократить затраты на проект, провести его в кратчайшие сроки и строго по разработанному плану.

Приведем пример из практики, обещанный в самом начале этой статьи. Подходы, преимущества которых мы постарались обосновать выше, использовались при подготовке проекта внедрения системы TechnologiCS для автоматизации процессов конструкторской и технологической подготовки производства на Новосибирском заводе химконцентратов. Работы выполнены проектной группой, состоящей из специалистов компании CSoft, консультантов компании «Логика бизнеса» и сотрудников предприятия.

Руководство предприятия не пришлось убеждать в необходимости именно процессного внедрения, тем более что незадолго до этого под руководством консультантов компании «Логика бизнеса» на заводе был выполнен пилотный проект по описанию и совершенствованию бизнес-процессов планирования. Предприятие проявило высокую готовность к изменениям бизнес-процессов в заявленной предметной области, а детальное знакомство с возможностями TechnologiCS убедило заказчика в принципиальной применимости процессного подхода — сквозной автоматизации процессов конструкторской и технологической подготовки производства.

В общем случае проект процессного внедрения информационной системы включает следующие этапы:

подготовка проекта;
концептуальное проектирование;
реализация;
заключительная подготовка;
ввод в эксплуатацию и поддержка.

На этапе подготовки определяются стандарты проекта (в том числе стандарты моделирования бизнес-процессов), выполняется моделирование бизнес-процессов «как есть». Детальность проработки модели и необходимые для этого ресурсы в значительной мере определяются состоянием предприятия.

Следующий этап предполагает проектирование бизнес-процессов «как должно быть» с точки зрения реализации процессов в информационной системе. Получить оптимальный результат при минимальных трудозатратах позволяет применение референтных моделей, также называемых ссылочными моделями или моделями-прототипами. Они представляют собой модели бизнес-процессов, разработанные на основе наиболее успешного опыта внедрения проектов на предприятиях данной отрасли.

На этом же этапе уточняется детальный объем проекта, определяются роли конечных пользователей в привязке к выполняемым функциям бизнес-процесса.

Этап реализации включает выполнение соответствующей настройки системы на основе модели бизнес-процессов «как должно быть», а также создание процессно-ориентированных учебных курсов и пользовательской документации.

В ходе заключительной подготовки производится процессно-ориентированное обучение пользователей и тестирование бизнес-процессов, реализованных в системе.

Ввод в эксплуатацию и последующая поддержка сопровождаются постоянным мониторингом внедренных бизнес-процессов. Анализируются «узкие» места, осуществляются поддержка пользователей и непрерывное совершенствование процессов.

В рамках этой статьи мы ограничимся обзором первых двух этапов внедрения системы на Новосибирском заводе химконцентратов.

Подготовка проекта

Важнейшей частью этого этапа стала разработка стандарта моделирования бизнес-процессов и подготовка документа «Соглашения о моделировании». Документ содержит перечень, свойства, правила наименования, описание взаимосвязи диаграмм и объектов, используемых для моделирования бизнес-процессов, а также применяемых при моделировании графических нотаций. Соглашения о моделировании определяют необходимое и достаточное подмножество методологии ARIS, обеспечивающее достижение целей моделирования, и устраняют риски, связанные с непониманием, возникающим между заказчиком и исполнителем.

Интервьюирование экспертов и изучение нормативной документации предприятия позволили создать модель бизнес-процессов «как есть». Модель, созданная с использованием инструментов ARIS, обеспечила проведение экспертизы, после чего группа внедрения совместно с экспертами предприятия сформулировала предложения по совершенствованию бизнес-процессов. Заметим, что создание модели «как есть» уже само по себе позволяет понять многие преимущества и слабые стороны существующих бизнес-процессов, а значит и суть необходимых изменений:

Предложения экспертов, сопоставленные с концепцией, на которой основана TechnologiCS, и анализом ее функциональных возможностей, позволили четко определить цель проекта.

Выполненный на предприятии незадолго до начала внедрения пилотный проект по описанию и совершенствованию бизнес-процессов планирования снизил влияние риска, связанного с сопротивлением предстоящим изменениям.

Таким образом уже начальный этап подготовки исключил возникновение проблем, которые могли существенно осложнить внедрение.

Концептуальное проектирование

Эта фаза началась с разработки референтной модели, описывающей функциональность и информационные объекты системы TechnologiCS с учетом требований документа «Соглашения о моделировании». Разработка такой модели позволила формализованно подойти к решению задачи проектирования процессов «как должно быть» с учетом реальных возможностей системы и значительно упростила выполнение работ данного этапа.

Далее на основе общей концепции системы, опыта реальных внедрений и с учетом предложений, высказанных на предыдущем этапе, было выполнено проектирование бизнес-процессов «как должно быть». По созданной в ARIS модели с помощью специально разработанных программ (скриптов отчетности) был произведен автоматический расчет количества рабочих мест с привязкой к бизнес-ролям и конкретным исполнителям функций бизнес-процессов. Для каждой бизнес-роли автоматически формировались профили полномочий.

Результатом работы на этом этапе стало появление детально проработанного документа «План перехода к процессам „как должно быть“» (рис. 5).

Рис. 5. Подготовка к процессному внедрению информационной системы

Краткие выводы

Наибольший эффект от использования информационной системы можно получить, напрямую связывая задачи ее внедрения с применением процессного подхода, то есть выполняя процессное внедрение.
Моделирование бизнес-процессов наиболее эффективно с применением специализированных инструментов и проверенных методологий.
Чтобы внедрение информационной системы стало принципиально возможным, необходимо еще на этапе принятия решения и подготовки к внедрению осуществить ряд мероприятий, касающихся как анализа ситуации на предприятии, так и анализа самой информационной системы.
Для успешного внедрения системы необходим серьезный объем подготовительной работы.
Опыт, полученный в ходе подготовки к внедрению системы TechnologiCS на крупном машиностроительном предприятии, показал очевидные преимущества процессного внедрения. Предприятие приступило к процессу внедрения системы, располагая всеми необходимыми знаниями в следующих областях:
- формализованное описание ситуации, в которой предприятие находилось до внедрения,
- формализованное описание целевой ситуации, формирующейся в результате внедрения,
- обоснованный объем финансовых ресурсов, необходимых на приобретение лицензий программного обеспечения,
- обоснованный объем трудозатрат, необходимый для осуществления всего проекта; сроки проведения этих работ,
- обоснованный объем финансовых ресурсов, которые необходимо затратить на привлечение внешних консультантов,
- обоснованный объем внутренних трудовых ресурсов, занятых в рамках проекта.
Всё это позволило разработать детальный план внедрения информационной системы и оптимизировать ресурсы, необходимые для перехода предприятия к процессно-ориентированному характеру деятельности.
Похожие публикации: